Administrative Assistant Kya Hai, Administrative Assistant in Hindi, What is an Administrative Assistant? Administrative Assistant का क्या काम, Administrative Assistant Responsibilities in Hindi, Administrative Assistant Salary in Hindi.
एक प्रशासनिक सहायक, जिसे आमतौर पर कार्यालय क्लर्क, सचिव या रिसेप्शनिस्ट के रूप में संदर्भित किया जाता है, एक Administrative Assistant नियमित लिपिक और संगठनात्मक कार्य करता है. वह फाइलों को व्यवस्थित करते हैं, संदेश का ढांचा तैयार करते हैं. नियुक्तियों को निर्धारित करते हैं और अन्य कर्मचारियों के काम में support भी करते है. हालांकि प्रशासनिक सहायक लगभग हर उद्योग में काम करते हैं. कई स्कूलों, अस्पतालों, सरकारी एजेंसियों और कानूनी और चिकित्सा कार्यालयों में यह केंद्रित होते हैं।
Administrative assistants स्प्रेडशीट बनाने, संदेशों की रचना करने, डेटाबेस का प्रबंधन करने और प्रस्तुतियों, रिपोर्ट और दस्तावेजों का निर्माण करने के लिए कंप्यूटर सॉफ्टवेयर का उपयोग करते हैं। वे विक्रेताओं के साथ बातचीत कर सकते हैं, supplies खरीद सकते हैं, स्टॉकरूम या कॉर्पोरेट पुस्तकालयों का प्रबंधन कर सकते हैं, और विभिन्न स्रोतों से डेटा प्राप्त कर सकते हैं।
Administrative Assistant duties और जिम्मेदारियों में कार्यालय के कुशल संचालन को सुनिश्चित करने के लिए प्रशासनिक सहायता प्रदान करता है. एक Administrative Assistant संगठन और संचार से संबंधित विभिन्न कार्यों के माध्यम से प्रबंधकों और कर्मचारियों का समर्थन करता है. गोपनीय और समय संवेदनशील सामग्री की जिम्मेदारी भी इन्हे ही दी जाती है. क्षेत्र की अवधारणाओं, प्रथाओं और प्रक्रियाओं की एक किस्म के साथ परिचित. फोन और ईमेल के माध्यम से प्रभावी ढंग से संवाद करने की क्षमता सुनिश्चित करना कि सभी प्रशासनिक सहायक कर्तव्यों को सही ढंग से पूरा किया गया है और उच्च गुणवत्ता और समय पर ढंग से वितरित किया गया है. दूसरों के काम को प्रत्यक्ष और नेतृत्व कर सकते हैं. लक्ष्यों की योजना बनाने और पूरा करने के लिए अनुभव और निर्णय पर भरोसा करते हैं, और रचनात्मकता और अक्षांश की एक विस्तृत डिग्री की उम्मीद की जाती है. आमतौर पर एक इकाई/विभाग के प्रबंधक या प्रमुख को रिपोर्ट करता है।
मीटिंग और अपॉइंटमेंट व्यवस्थित और शेड्यूल करना.
नियमित रूप से निर्धारित रिपोर्ट तैयार करने में सहायता करना.
एक फाइलिंग सिस्टम विकसित करना.
संपर्क सूचियाँ बनाए रखना.
Visitors को सामान्य सहायता प्रदान करना.
प्रश्नों और अनुरोधों का जवाब देकर जानकारी प्रदान करना.
रिपोर्ट जनरेट करने का काम भी एक Administrative Assistants के दुवारा ही किया जाता है.
कई परियोजनाओं को संभालना.
आवश्यकतानुसार संबंधित परिणामों को पूरा करके टीम के प्रयास में योगदान देने का काम भी एक Administrative Assistants के दुवारा ही किया जाता है.
अन्य कार्यालय कर्मचारियों को पत्र और ईमेल लिखने का काम करना
आवश्यकता होने पर रिसेप्शन डेस्क को कवर करना
संवेदनशील जानकारी को गोपनीय तरीके से संभाल कर रखने का काम भी एक Administrative Assistants के दुवारा ही किया जाता है.
प्रशासनिक सहायक विभिन्न प्रकार के संगठनों का समर्थन करने के लिए clerical duties और प्रशासनिक कार्य करते हैं, अगर देखा जाये तो वे लगभग हर व्यवसाय क्षेत्र के कार्यालयों में कार्यरत हैं। अधिकांश प्रवेश स्तर के पद उच्च विद्यालय डिप्लोमा और अच्छे संचार और कंप्यूटर कौशल वाले लोगों के लिए उपलब्ध हैं, लेकिन कुछ प्रशासनिक सहायकों को उस उद्योग से संबंधित विशेष ज्ञान की आवश्यकता हो सकती है जिसमें वे काम कर रहे हैं।
प्रशासनिक सहायक विभिन्न प्रकार के उद्योगों में कार्यालय के वातावरण में काम करते हैं। कई कानूनी और चिकित्सा कार्यालयों में, और कई सरकारी एजेंसियों, स्कूलों, अस्पतालों और निजी उद्यमों में कार्यरत हैं।
कई प्रशासनिक सहायक अन्य प्रशासनिक पेशेवरों के संग्रह के साथ कार्यालय साझा करते हैं या अपने स्वयं के कार्यालय स्थानों में स्वतंत्र रूप से काम करते हैं. आमतौर पर एक कार्यकारी के करीब स्थित होते हैं जो वे सहायता करते हैं. प्रशासनिक सहायकों के पास आमतौर पर अपना कंप्यूटर वर्कस्टेशन होता है, और उनकी डेस्क पर कम से कम एक टेलीफोन होता है. वे शायद ही कभी अन्य कंपनी के कर्मचारियों के साथ इन कार्यस्थानों को साझा करते हैं।
कार्यालय के प्रशासनिक सहायक आमतौर पर शांत, कम तनाव वाले वातावरण में काम करते हैं। हालांकि, ये कार्यस्थल कई बार अधिक तनावपूर्ण हो सकते हैं, जैसे कि समय सीमा के करीब या कर समय के दौरान।
कई आधुनिक व्यावसायिक भूमिकाओं के विपरीत, यह प्रशासनिक सहायकों को दूरसंचार के लिए दुर्लभ है। ऐसा इसलिए है क्योंकि उनकी भूमिका के लिए उन्हें विभिन्न प्रकार के स्टाफ सदस्यों, कंपनी के ग्राहकों और व्यवसाय के अन्य आगंतुकों के साथ संवाद करना पड़ता है।
वर्तमान में कई प्रवेश स्तर की प्रशासनिक सहायक भूमिकाएं हैं जिनके लिए केवल उच्च विद्यालय की शिक्षा की आवश्यकता होती है। हालाँकि, प्रशासनिक सहायक सहयोगी की डिग्री या प्रमाण पत्र प्राप्त करके अपने आप को एक प्रतिस्पर्धात्मक बढ़त दे सकते हैं जो इसमें सिद्ध अनुभव दिखाता है −
Database management
Office administration
बेसिक कंप्यूटर का उपयोग, जिसमें वर्ड प्रोसेसिंग, डेटाबेस और स्प्रेडशीट सॉफ्टवेयर शामिल हैं
यूएस ब्यूरो ऑफ़ लेबर स्टैटिस्टिक्स के अनुसार, स्नातक डिग्री के साथ कार्यकारी स्तर के प्रशासनिक सहायकों की तलाश करना नियोक्ताओं के लिए अधिक सामान्य हो रहा है, अधिकांश प्रशासनिक सहायक नौकरियों में कंपनी-विशिष्ट प्रशिक्षण की भी आवश्यकता होती है जो नए कर्मचारियों को कंपनी की प्रक्रियाओं, नीतियों और नौकरी-विशिष्ट सॉफ्टवेयर और प्रौद्योगिकी के उपयोग के बारे में जानने में मदद करता है।