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BCP की फुल फॉर्म “Business Continuity Planning” होती है. BCP को हिंदी में “व्यापार निरंतरता योजना” कहते है.
व्यापार निरंतरता योजना (बीसीपी) एक कंपनी के लिए संभावित खतरों से रोकथाम और वसूली की एक प्रणाली बनाने में शामिल प्रक्रिया है. योजना सुनिश्चित करती है कि कर्मियों और संपत्तियों की रक्षा की जाती है और आपदा की स्थिति में जल्दी से कार्य करने में सक्षम होते हैं. व्यापार निरंतरता योजना (बीसीपी) वह प्रक्रिया है जिससे एक कंपनी प्राकृतिक आपदाओं या साइबर हमलों जैसे संभावित खतरों से बचाव और पुनर्प्राप्ति प्रणाली बनाने के लिए गुजरती है. बीसीपी को कर्मियों और संपत्तियों की सुरक्षा के लिए डिज़ाइन किया गया है और यह सुनिश्चित करता है कि आपदा आने पर वे जल्दी से कार्य कर सकें. यह सुनिश्चित करने के लिए बीसीपी का परीक्षण किया जाना चाहिए कि कोई कमजोरियां नहीं हैं, जिन्हें पहचाना और ठीक किया जा सकता है.
एक व्यापार निरंतरता योजना (बीसीपी) यह सुनिश्चित करने में मदद करने के लिए एक योजना है कि आपात स्थिति या आपदा के समय व्यावसायिक प्रक्रियाएं जारी रह सकती हैं. ऐसी आपात स्थितियों या आपदाओं में आग या कोई अन्य मामला शामिल हो सकता है जहां व्यापार सामान्य परिस्थितियों में नहीं हो पाता है. व्यवसायों को ऐसे सभी संभावित खतरों को देखने और बीसीपी को विकसित करने की आवश्यकता है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि खतरा एक वास्तविकता बन जाए. एक व्यवसाय निरंतरता योजना में निम्नलिखित शामिल हैं:-
संगठनात्मक खतरों का विश्लेषण
संगठन के संचालन को चालू रखने के लिए आवश्यक प्राथमिक कार्यों की सूची
आसानी से स्थित प्रबंधन संपर्क जानकारी
विनाशकारी घटना होने पर कर्मियों को कहाँ जाना चाहिए, इसका स्पष्टीकरण
डेटा बैकअप और संगठन साइट बैकअप के बारे में जानकारी
संगठन के सभी पहलुओं के बीच सहयोग
संगठन में सभी से खरीदें
बीसीपी विकसित करते समय नियमित व्यापार को रोकने वाले सभी खतरों को निर्धारित किया जाना चाहिए. अगला कदम संचालन जारी रखने के लिए आवश्यक सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को निर्धारित करना है. आवश्यक लोग कौन हैं और संचालन जारी रखने के लिए आवश्यक उपकरण और जानकारी क्या हैं? प्रबंधन में लोगों की सूची और बीसीपी में उनकी संपर्क जानकारी शामिल होनी चाहिए. इन लोगों के पास घर पर एक-दूसरे की संपर्क जानकारी होनी चाहिए. यदि कार्यालय तक पहुंचना असंभव है, तो उन्हें एक-दूसरे से संपर्क करने और घरेलू कार्यालयों और ऑफसाइट दोनों स्थानों पर परिचालन फिर से शुरू करने की योजना बनाने में सक्षम होना चाहिए. इसमें डेटा बैकअप और आपदा वसूली योजनाओं का उपयोग शामिल है. BCP बनाने में बहुत से लोगों को शामिल करने की आवश्यकता है. बीसीपी बनाने की जिम्मेदारी अकेले किसी एक व्यक्ति पर नहीं आनी चाहिए.
बीसीपी में किसी भी और सभी जोखिमों को परिभाषित करना शामिल है जो कंपनी के संचालन को प्रभावित कर सकते हैं, जिससे यह संगठन की जोखिम प्रबंधन रणनीति का एक महत्वपूर्ण हिस्सा बन जाता है. जोखिमों में प्राकृतिक आपदाएं-आग, बाढ़, या मौसम संबंधी घटनाएं-और साइबर हमले शामिल हो सकते हैं. एक बार जोखिमों की पहचान हो जाने के बाद, योजना में यह भी शामिल होना चाहिए:-
यह निर्धारित करना कि वे जोखिम संचालन को कैसे प्रभावित करेंगे.
जोखिमों को कम करने के लिए सुरक्षा उपायों और प्रक्रियाओं को लागू करना.
यह सुनिश्चित करने के लिए परीक्षण प्रक्रियाएँ कि वे काम करते हैं.
यह सुनिश्चित करने के लिए प्रक्रिया की समीक्षा करना कि यह अद्यतित है.
बीसीपी किसी भी व्यवसाय का एक महत्वपूर्ण हिस्सा हैं. धमकियों और व्यवधानों का मतलब राजस्व की हानि और उच्च लागत है, जिससे लाभप्रदता में गिरावट आती है. और व्यवसाय अकेले बीमा पर भरोसा नहीं कर सकते क्योंकि यह सभी लागतों और प्रतिस्पर्धा में जाने वाले ग्राहकों को कवर नहीं करता है. यह आम तौर पर अग्रिम रूप से कल्पना की जाती है और इसमें प्रमुख हितधारकों और कर्मियों से इनपुट शामिल होता है.
व्यवसायों में कई तरह की आपदाएं आती हैं जो कि मामूली से लेकर विनाशकारी तक की डिग्री में भिन्न होती हैं. व्यापार निरंतरता योजना आम तौर पर आग जैसी बड़ी आपदाओं की स्थिति में कंपनी को संचालन जारी रखने में मदद करने के लिए होती है. बीसीपी एक आपदा वसूली योजना से अलग हैं, जो एक संकट के बाद कंपनी की आईटी प्रणाली की वसूली पर केंद्रित है. एक प्रमुख शहर में स्थित एक वित्त कंपनी पर विचार करें. यह अपने कंप्यूटर और क्लाइंट फाइलों का ऑफसाइट बैकअप लेने सहित कदम उठाकर एक बीसीपी लगा सकता है. यदि कंपनी के कॉर्पोरेट कार्यालय को कुछ होता, तो उसके उपग्रह कार्यालयों के पास अभी भी महत्वपूर्ण जानकारी तक पहुंच होती. ध्यान देने योग्य एक महत्वपूर्ण बात यह है कि यदि जनसंख्या का एक बड़ा हिस्सा प्रभावित होता है तो बीसीपी उतना प्रभावी नहीं हो सकता है, जितना कि किसी बीमारी के प्रकोप के मामले में होता है.
एक ठोस बीसीपी विकसित करने के लिए कई कंपनियों को कई चरणों का पालन करना चाहिए. उनमे शामिल है:-
व्यापार प्रभाव विश्लेषण: यहां, व्यवसाय उन कार्यों और संबंधित संसाधनों की पहचान करेगा जो समय के प्रति संवेदनशील हैं. (इस पर अधिक नीचे.)
वसूली: इस हिस्से में, व्यवसाय को महत्वपूर्ण व्यावसायिक कार्यों को पुनर्प्राप्त करने के लिए कदमों की पहचान और कार्यान्वयन करना चाहिए.
संगठन: एक निरंतरता टीम बनाई जानी चाहिए. यह टीम व्यवधान के प्रबंधन के लिए एक योजना तैयार करेगी.
प्रशिक्षण: निरंतरता टीम को प्रशिक्षित और परीक्षण किया जाना चाहिए. टीम के सदस्यों को उन अभ्यासों को भी पूरा करना चाहिए जो योजना और रणनीतियों पर चलते हैं.
कंपनियां एक चेकलिस्ट के साथ आने के लिए भी उपयोगी हो सकती हैं जिसमें आपातकालीन संपर्क जानकारी, संसाधनों की एक सूची जैसे निरंतरता टीम की आवश्यकता हो सकती है, जहां बैकअप डेटा और अन्य आवश्यक जानकारी रखी जाती है या संग्रहीत होती है, और अन्य महत्वपूर्ण कर्मियों जैसे महत्वपूर्ण विवरण शामिल होते हैं.
निरंतरता टीम के परीक्षण के साथ-साथ कंपनी को बीसीपी का भी परीक्षण करना चाहिए. यह सुनिश्चित करने के लिए कई बार परीक्षण किया जाना चाहिए कि इसे कई अलग-अलग जोखिम परिदृश्यों पर लागू किया जा सकता है. यह योजना में किसी भी कमजोरियों की पहचान करने में मदद करेगा जिसे तब पहचाना और ठीक किया जा सकता है.
व्यवसाय निरंतरता योजना के सफल होने के लिए, सभी कर्मचारियों को - यहां तक कि वे जो निरंतरता टीम में नहीं हैं - को योजना के बारे में पता होना चाहिए.
व्यापार निरंतरता प्रभाव विश्लेषण
एक बीसीपी विकसित करने का एक महत्वपूर्ण हिस्सा एक व्यापार निरंतरता प्रभाव विश्लेषण है. यह व्यावसायिक कार्यों और प्रक्रियाओं में व्यवधान के प्रभावों की पहचान करता है. यह पुनर्प्राप्ति प्राथमिकताओं और रणनीतियों के बारे में निर्णय लेने के लिए जानकारी का भी उपयोग करता है.
फेमा व्यवसाय निरंतरता विश्लेषण चलाने में मदद करने के लिए एक परिचालन और वित्तीय प्रभाव वर्कशीट प्रदान करता है. वर्कशीट को बिजनेस फंक्शन और प्रोसेस मैनेजर्स द्वारा पूरा किया जाना चाहिए जो बिजनेस से अच्छी तरह परिचित हों. ये कार्यपत्रक निम्नलिखित को संक्षेप में प्रस्तुत करेंगे:-
प्रभाव - वित्तीय और परिचालन दोनों - जो व्यक्तिगत व्यावसायिक कार्यों और प्रक्रिया के नुकसान से उपजी हैं.
यह पहचानना कि किसी फ़ंक्शन या प्रक्रिया के नुकसान के परिणामस्वरूप पहचाने गए व्यावसायिक प्रभाव होंगे.
विश्लेषण को पूरा करने से कंपनियों को उन प्रक्रियाओं की पहचान करने और प्राथमिकता देने में मदद मिल सकती है जिनका व्यवसाय के वित्तीय और परिचालन कार्यों पर सबसे अधिक प्रभाव पड़ता है. जिस बिंदु पर उन्हें पुनर्प्राप्त किया जाना चाहिए उसे आम तौर पर "पुनर्प्राप्ति समय उद्देश्य" के रूप में जाना जाता है.
व्यवसायों में कई तरह की आपदाएं आती हैं, जो कि मामूली से लेकर विनाशकारी तक भिन्न होती हैं और बीसीपी किसी भी व्यवसाय का एक महत्वपूर्ण हिस्सा हैं. BCP आमतौर पर किसी कंपनी को खतरों और व्यवधानों की स्थिति में संचालन जारी रखने में मदद करने के लिए होती है. इसके परिणामस्वरूप राजस्व का नुकसान हो सकता है और लागत अधिक हो सकती है, जिससे लाभप्रदता में गिरावट आ सकती है. और व्यवसाय अकेले बीमा पर भरोसा नहीं कर सकते क्योंकि यह सभी लागतों और प्रतिस्पर्धा में जाने वाले ग्राहकों को कवर नहीं करता है.
व्यवसाय निरंतरता योजना में किसी भी और सभी जोखिमों की पहचान करना शामिल है जो कंपनी के संचालन को प्रभावित कर सकते हैं. योजना को यह भी निर्धारित करना चाहिए कि वे जोखिम कैसे संचालन को प्रभावित करेंगे और जोखिमों को कम करने के लिए सुरक्षा उपायों और प्रक्रियाओं को लागू करेंगे. इन सुरक्षा उपायों और प्रक्रियाओं के काम को सुनिश्चित करने के लिए परीक्षण प्रक्रियाएं भी होनी चाहिए. अंत में, यह सुनिश्चित करने के लिए समीक्षा प्रक्रिया होनी चाहिए कि योजना अद्यतित है.
बीसीपी विकसित करने का एक महत्वपूर्ण हिस्सा एक व्यवसाय निरंतरता प्रभाव विश्लेषण है जो व्यावसायिक कार्यों और प्रक्रियाओं के विघटन के प्रभावों की पहचान करता है. यह पुनर्प्राप्ति प्राथमिकताओं और रणनीतियों के बारे में निर्णय लेने के लिए जानकारी का भी उपयोग करता है. फेमा व्यवसाय निरंतरता विश्लेषण चलाने में मदद करने के लिए एक परिचालन और वित्तीय प्रभाव वर्कशीट प्रदान करता है. ये कार्यपत्रक उन प्रभावों को संक्षेप में प्रस्तुत करते हैं - वित्तीय और परिचालन दोनों - जो व्यक्तिगत व्यावसायिक कार्यों और प्रक्रियाओं के नुकसान से उपजी हैं. वे यह भी पहचानते हैं कि किसी फ़ंक्शन या प्रक्रिया के नुकसान के परिणामस्वरूप पहचाने गए व्यावसायिक प्रभाव कब होंगे.
व्यावसायिक निरंतरता को "एक विघटनकारी घटना के बाद पूर्व-निर्धारित स्वीकार्य स्तरों पर उत्पादों या सेवाओं के वितरण को जारी रखने के लिए एक संगठन की क्षमता" के रूप में परिभाषित किया जा सकता है, और व्यापार निरंतरता योजना (या व्यापार निरंतरता और लचीलापन योजना) एक कंपनी के लिए संभावित खतरों से निपटने के लिए रोकथाम और वसूली की प्रणाली बनाने की प्रक्रिया है. व्यापार निरंतरता योजना और आपदा वसूली दोनों के उचित निष्पादन का इच्छित परिणाम है. चल रहे नियोजन कार्यों की जाँच में सहायता के लिए विभिन्न मानक निकायों द्वारा कई व्यावसायिक निरंतरता मानकों को प्रकाशित किया गया है. विफलता के लिए एक संगठन का प्रतिरोध "अपने वातावरण में परिवर्तन का सामना करने और स्थिर कार्य करने की क्षमता ..." है. अक्सर लचीलापन कहा जाता है, यह एक ऐसी क्षमता है जो संगठनों को स्थायी रूप से अनुकूलन किए बिना पर्यावरणीय परिवर्तनों को सहन करने में सक्षम बनाती है, या संगठन को काम करने के एक नए तरीके को अपनाने के लिए मजबूर किया जाता है जो नई पर्यावरणीय परिस्थितियों के लिए बेहतर अनुकूल है.
व्यावसायिक निरंतरता किसी आपदा के दौरान और बाद में आवश्यक कार्यों को बनाए रखने के लिए संगठन की क्षमता है. व्यावसायिक निरंतरता योजना जोखिम प्रबंधन प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं को स्थापित करती है जिसका उद्देश्य मिशन-महत्वपूर्ण सेवाओं में रुकावटों को रोकना है, और संगठन को पूर्ण कार्य को यथासंभव जल्दी और सुचारू रूप से पुन: स्थापित करना है. सबसे बुनियादी व्यवसाय निरंतरता की आवश्यकता एक आपदा के दौरान आवश्यक कार्यों को चालू रखना और यथासंभव कम डाउनटाइम के साथ पुनर्प्राप्त करना है. एक व्यापार निरंतरता योजना विभिन्न अप्रत्याशित घटनाओं पर विचार करती है, जैसे कि प्राकृतिक आपदाएं, आग, बीमारी का प्रकोप, साइबर हमले और अन्य बाहरी खतरे. किसी भी आकार के संगठनों के लिए व्यावसायिक निरंतरता महत्वपूर्ण है, लेकिन किसी भी आपदा की अवधि के लिए सभी कार्यों को बनाए रखने के लिए यह सबसे बड़े उद्यमों के लिए व्यावहारिक नहीं हो सकता है. कई विशेषज्ञों के अनुसार, व्यवसाय निरंतरता योजना में पहला कदम यह तय करना है कि कौन से कार्य आवश्यक हैं और उपलब्ध बजट को उसी के अनुसार आवंटित करना है. एक बार महत्वपूर्ण घटकों की पहचान हो जाने के बाद, प्रशासक विफलता तंत्र स्थापित कर सकते हैं. डिस्क मिररिंग जैसी प्रौद्योगिकियां किसी संगठन को न केवल प्राथमिक डेटा केंद्र में, बल्कि भौगोलिक रूप से बिखरे हुए स्थानों में डेटा की अप-टू-डेट प्रतियां बनाए रखने में सक्षम बनाती हैं. यह डेटा एक्सेस को निर्बाध जारी रखने में सक्षम बनाता है यदि एक स्थान अक्षम है और डेटा हानि से बचाता है.
ऐसे समय में जब डाउनटाइम अस्वीकार्य है, व्यापार निरंतरता महत्वपूर्ण है. डाउनटाइम विभिन्न स्रोतों से आता है. कुछ खतरे, जैसे कि साइबर हमले और चरम मौसम, बदतर होते दिख रहे हैं. व्यवसाय निरंतरता योजना का होना महत्वपूर्ण है जो संचालन में किसी भी संभावित व्यवधान पर विचार करता है. योजना को संगठन को संकट के दौरान कम से कम न्यूनतम स्तर पर चालू रखने में सक्षम बनाना चाहिए. व्यवसाय की निरंतरता संगठन को किसी रुकावट का तुरंत जवाब देने में लचीलापन बनाए रखने में मदद करती है. मजबूत व्यापार निरंतरता पैसा, समय और कंपनी की प्रतिष्ठा बचाती है. एक विस्तारित आउटेज वित्तीय, व्यक्तिगत और प्रतिष्ठित नुकसान का जोखिम उठाता है. व्यावसायिक निरंतरता के लिए एक संगठन की आवश्यकता होती है कि वह खुद को देखें, कमजोरियों के संभावित क्षेत्रों का विश्लेषण करें और महत्वपूर्ण जानकारी इकट्ठा करें - जैसे संपर्क सूचियां और सिस्टम के तकनीकी आरेख - जो आपदा स्थितियों के बाहर उपयोगी हो सकते हैं. व्यवसाय निरंतरता योजना प्रक्रिया शुरू करने में, एक संगठन अपने संचार, प्रौद्योगिकी और लचीलापन में सुधार कर सकता है. व्यावसायिक निरंतरता कानूनी या अनुपालन कारणों से भी एक आवश्यकता हो सकती है. विशेष रूप से बढ़े हुए विनियमन के युग में, यह समझना महत्वपूर्ण है कि कौन से नियम किसी दिए गए संगठन को प्रभावित करते हैं.
एक व्यवधान के दौरान मिशन-महत्वपूर्ण संचालन आगे बढ़ना सुनिश्चित करने के लिए व्यावसायिक निरंतरता एक सक्रिय तरीका है. एक व्यापक योजना में संपर्क जानकारी, विभिन्न प्रकार की घटनाओं का सामना करने पर क्या करना है और दस्तावेज़ का उपयोग कब करना है, इसके लिए एक गाइड शामिल है. व्यवसाय निरंतरता में संचालन को बनाए रखने के लिए एक संगठन को क्या करना चाहिए, इसके लिए स्पष्ट दिशानिर्देश हैं. यदि प्रतिक्रिया का समय आता है, तो व्यवसाय प्रक्रियाओं के साथ आगे बढ़ने के बारे में कोई प्रश्न नहीं होना चाहिए. कंपनी, ग्राहक और कर्मचारी सभी संभावित रूप से दांव पर हैं. उचित व्यवसाय निरंतरता में प्रतिक्रिया के विभिन्न स्तर शामिल हैं. सब कुछ मिशन-क्रिटिकल नहीं है, इसलिए यह निर्धारित करना महत्वपूर्ण है कि चलते रहने के लिए सबसे महत्वपूर्ण क्या है, और बाद में ऑनलाइन वापस आने के लिए क्या खड़ा हो सकता है. पुनर्प्राप्ति समय उद्देश्यों और पुनर्प्राप्ति बिंदु उद्देश्यों के बारे में ईमानदार होना महत्वपूर्ण है. इस प्रक्रिया में कार्यकारी प्रबंधन से लेकर डाउन तक का पूरा संगठन शामिल है. यद्यपि आईटी व्यवसाय की निरंतरता को चला सकता है, प्रबंधन से खरीद-फरोख्त करना और पूरे संगठन को महत्वपूर्ण जानकारी देना आवश्यक है. सहयोग का एक अन्य महत्वपूर्ण क्षेत्र सुरक्षा दल के साथ है - हालांकि दोनों समूह अक्सर अलग-अलग काम करते हैं, एक संगठन इन विभागों में जानकारी साझा करके बहुत कुछ हासिल कर सकता है. कम से कम, सभी को बुनियादी कदम पता होना चाहिए कि संगठन कैसे प्रतिक्रिया देने की योजना बना रहा है.