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BRD की फुल फॉर्म “Business Requirement Document” होती है. BRD को हिंदी में “व्यवसाय आवश्यकता दस्तावेज़” कहते है.
एक परियोजना शुरू करते समय और एक विक्रेता के साथ साझेदारी करते समय, यह महत्वपूर्ण है कि इसमें शामिल सभी लोग साझेदारी के अपेक्षित परिणामों को समझें. यहीं पर बिजनेस रिक्वायरमेंट डॉक्यूमेंट (बीआरडी) काम आता है. अक्सर, एक नई प्रौद्योगिकी प्रदाता, सलाहकार या ठेकेदार की तलाश करते समय एक बीआरडी का उपयोग व्यवसाय की जरूरतों का विवरण देने के लिए किया जाता है. व्यावसायिक आवश्यकताओं के दस्तावेज़ के स्पष्ट और सफल होने के लिए, कई कारकों पर सावधानीपूर्वक विचार किया जाना चाहिए और उन्हें शामिल किया जाना चाहिए. इस लेख में, हम यह पता लगाएंगे कि व्यावसायिक आवश्यकता दस्तावेज़ क्या है. हम यह भी कवर करेंगे कि एक कैसे लिखना है और यह आरएफपी प्रबंधन प्रणाली में कैसा दिखता है. अंत में, हम चर्चा करेंगे कि आपके बीआरडी में क्या शामिल किया जाए और साथ ही आपको आरंभ करने के लिए टेम्प्लेट और उदाहरण भी.
एक दस्तावेज तैयार करने की भूमिका बुनियादी बातों को समझना है जो मजबूत सॉफ्टवेयर विकसित करने के लिए मजबूर होंगे. रिकॉर्ड अपेक्षा का प्रकार व्यवसाय के प्रकार, उनके मानदंड, कंपनी की प्रक्रिया, और किस प्रकार का सॉफ़्टवेयर विकसित किया जाना है, पर निर्भर करता है. आइए हम उन सामान्य दस्तावेजों को समझते हैं जिनका उपयोग सभी करते हैं और आगे चर्चा करने के लिए हमें क्या मिलता है.
व्यवसाय आवश्यकता दस्तावेज को बीआरडी कहा जाता है. यह दस्तावेज़ किसी भी सॉफ़्टवेयर को विकसित करते समय होने वाली व्यावहारिक आवश्यकताओं का पता लगाने का कार्य करता है. यह उपयोगकर्ता की आवश्यकताओं और डेवलपर आवश्यकताओं के हित पर विस्तार से बताता है. एसआरएस की कुछ विशेषताएं निम्नलिखित हैं:
यह किसी भी सॉफ्टवेयर विकास जीवन-चक्र में बनाए गए कुछ दस्तावेजों में से एक है.
दस्तावेज़ सुविधाएँ एक कंपनी एक व्यावहारिक समाधान प्रदान कर सकती है.
इसका उपयोग यह पता लगाने के लिए किया जाता है कि सिस्टम से क्या अपेक्षित है.
यह परियोजना प्रायोजकों को खोजने में मदद करता है.
उदाहरण - कर्मचारियों के समय बिताने पर नज़र रखने के लिए सॉफ़्टवेयर पर विचार करें. यह दस्तावेज़ चित्रित करेगा कि कैसे एक प्रणाली बनाई जा सकती है जो किसी कर्मचारी को ट्रैक करने की दक्षता में सुधार कर सकती है.
सॉफ़्टवेयर आवश्यकता विशिष्टता को SRS दस्तावेज़ कहा जाता है. यह दस्तावेज़ आवश्यक कार्यात्मक और गैर-कार्यात्मक आवश्यकताओं के विस्तृत उदाहरण के रूप में कार्य करता है जिसे सॉफ़्टवेयर को पूरा करना चाहिए. एसआरएस की कुछ विशेषताएं निम्नलिखित हैं:-
यह दस्तावेज़ उपयोगकर्ता और डेवलपर के बीच की खाई को पाटता है.
दस्तावेज़ एक संरचनात्मक लेआउट में कल्पनाओं को बोर्ड करते हैं.
प्रारंभिक लागत और प्रयासों को मापने के लिए उपयोग किया जाता है.
संचार पक्षों के बीच एक समझौते के रूप में काम करता है.
उदाहरण: कर्मचारी के प्रदर्शन की निगरानी के लिए एक सॉफ्टवेयर पर विचार करें. इसके लिए बुनियादी मॉड्यूल जैसे लॉगिन मॉड्यूल, प्रशासक मॉड्यूल, कर्मचारी मॉड्यूल और रिपोर्टिंग मॉड्यूल की आवश्यकता होगी. SRS दस्तावेज़ इन मॉड्यूल को प्रबंधित करने में मदद करता है.
व्यावसायिक आवश्यकताओं का दस्तावेज तब काम आता है जब आप किसी परियोजना में मदद के लिए किसी तकनीकी सेवा प्रदाता, सलाहकार या ठेकेदार की तलाश कर रहे हों. इस लेख में, बीआरडी से संबंधित प्रमुख अवधारणाओं और एक परियोजना की सफलता के लिए इसके महत्व पर चर्चा की गई है.
बीआरडी परिभाषा: "एक व्यावसायिक आवश्यकता दस्तावेज (बीआरडी) व्यावसायिक परिप्रेक्ष्य पर केंद्रित है क्योंकि इसमें एक परियोजना के लिए व्यावसायिक समाधान का विवरण होता है." व्यावसायिक आवश्यकताओं का दस्तावेज भी ग्राहक की जरूरतों और अपेक्षाओं पर जोर देता है. सरल शब्दों में, बीआरडी इंगित करता है कि व्यवसाय क्या हासिल करना चाहता है. बीआरडी सभी प्रोजेक्ट डिलीवर करने योग्य और प्रत्येक प्रोसेस फंक्शन से जुड़े इनपुट और आउटपुट को इंगित करता है. प्रोसेस फंक्शन क्रिटिकल टू क्वालिटी (सीटीक्यू) मापदंडों के लिए जिम्मेदार है जो ग्राहक की जरूरतों और चाहतों से संबंधित हैं. ग्राहकों की सकारात्मक राय (वीओसी) के लिए सीटीक्यू जिम्मेदार हैं. वीओसी आपके उत्पादों या सेवाओं के साथ उनके अनुभवों के बारे में ग्राहकों की प्रतिक्रिया का वर्णन करता है. BRD व्यावसायिक उद्देश्यों पर ध्यान केंद्रित करता है और व्यावसायिक समाधान और तकनीकी समाधान के बीच अंतर करता है.
हितधारकों के बीच एक समझौता प्राप्त करने के लिए
प्रौद्योगिकी सर्वर प्रदाता, व्यवसाय की ज़रूरतों, ग्राहक की ज़रूरतों, और व्यवसाय और ग्राहक की ज़रूरतों को पूरा करने के लिए समाधान के लिए क्या करना चाहिए, के बारे में बताएं
परियोजना के अगले चरण के लिए इनपुट निर्धारित करने के लिए
ग्राहक और व्यवसाय की उन आवश्यकताओं के विवरण में वर्णन करें जिन्हें समाधान पूरा करना चाहता है
व्यावसायिक आवश्यकता दस्तावेज़ (BRD) उच्च-स्तरीय व्यावसायिक आवश्यकताओं का वर्णन करता है जबकि कार्यात्मक आवश्यकता दस्तावेज़ (FRD) व्यावसायिक आवश्यकता को पूरा करने के लिए आवश्यक कार्यों की रूपरेखा तैयार करता है. बीआरडी इस सवाल का जवाब देता है कि व्यवसाय क्या करना चाहता है जबकि एफआरडी इसका जवाब देता है कि इसे कैसे किया जाना चाहिए. FRD एक BRD से लिया गया है.
एक बीआरडी एक औपचारिक दस्तावेज है जो एक विशिष्ट परियोजना को पूरा करने के लिए एक विक्रेता के साथ साझेदारी करके एक संगठन द्वारा प्राप्त किए जाने वाले लक्ष्यों और अपेक्षाओं की रूपरेखा तैयार करता है. याद रखें, यह समझना महत्वपूर्ण है कि यह एक कार्यात्मक आवश्यकता दस्तावेज़ (एफआरडी) के समान नहीं है. एक व्यावसायिक आवश्यकता दस्तावेज़ (बीआरडी) व्यवसाय/ग्राहक/ग्राहक की आवश्यकताओं और आवश्यकताओं के अनुसार परियोजना के लिए व्यावसायिक समाधान का विस्तार से वर्णन करता है. इसमें परियोजना शुरू करने का उद्देश्य, यह कौन सा व्यावसायिक समाधान प्रदान करता है, परियोजना को करने के पीछे का उद्देश्य, इसकी विशेषताएं और कार्य, और इसके पूरा होने की समयरेखा शामिल है. कुल मिलाकर, यह एक समग्र अवधारणा का वर्णन करता है कि टीम किस पर काम करने वाली है और व्यावसायिक आवश्यकताओं और आवश्यकताओं के अनुसार अंतिम आउटपुट क्या होगा और कैसा दिखना चाहिए. किसी परियोजना के शुरू होने से पहले, उसकी समग्र संरचना, आवश्यकताओं, विशेषताओं, सीमाओं और बहुत कुछ को मैप करने के लिए बहुत सारे शोध होते हैं. यही कारण है कि प्रबंधक अक्सर अपने परियोजना विकास को व्यावसायिक आवश्यकताओं के दस्तावेज़ के साथ शुरू करते हैं.
एक व्यावसायिक आवश्यकता दस्तावेज़ (बीआरडी), एक औपचारिक रिपोर्ट है जो एक नई परियोजना, कार्यक्रम या व्यावसायिक समाधान के लिए सभी उद्देश्यों या "आवश्यकताओं" का विवरण देती है. यह एक व्यावसायिक आवश्यकता या उद्देश्य के साथ-साथ परियोजना के आगे बढ़ने की अपेक्षा करता है. एक बार बीआरडी को मंजूरी मिलने के बाद, कंपनी या टीम समाधान के निर्माण के लिए सबसे अच्छा तरीका खोजना शुरू कर सकती है. इस तरह, बीआरडी स्पष्टता प्रदान करता है, फोकस बनाए रखता है और परियोजना की जरूरतों के बारे में अस्पष्टता को दूर करता है.
तो, व्यवसाय आवश्यकता दस्तावेज़ क्या है? यह स्पष्ट रूप से वह सब कुछ परिभाषित करता है जो एक परियोजना में शामिल है. यह अपेक्षित परिणामों और प्रमुख हितधारकों सहित परियोजना के सभी पहलुओं पर विचार करता है. यह दस्तावेज़ बताता है कि इच्छित परियोजना उद्देश्यों तक पहुँचने के लिए क्या आवश्यक है. जब यह अच्छी तरह से किया जाता है, तो यह इतना आत्म-व्याख्यात्मक होना चाहिए कि यह परियोजना कार्य से जुड़ी किसी भी अस्पष्टता को दूर कर दे. कोई भी अनुमान लगाने से नहीं बचा है - उन्हें जो कुछ भी चाहिए वह व्यावसायिक आवश्यकताओं के दस्तावेज़ में सूचीबद्ध है. प्रोजेक्ट मैनेजमेंट इंस्टीट्यूट (पीएमआई) के लिए एक पेपर में, पॉल ब्यूरक ने जोर दिया कि व्यावसायिक आवश्यकताएं "क्या" हैं - एक परियोजना को पूरा करने पर एक संगठन क्या करना चाहता है. आवश्यकताएं उन परिवर्तनों को परिभाषित करती हैं जो परियोजना कार्य के परिणामस्वरूप आएंगे. हालांकि यह अत्यधिक औपचारिक लग सकता है, इसमें शामिल सभी पक्षों के बीच संरेखण सुनिश्चित करने के लिए एक व्यावसायिक आवश्यकता दस्तावेज़ एक महत्वपूर्ण तत्व है.
अब जब हमारे पास इस दस्तावेज़ के बारे में एक संक्षिप्त विवरण है, तो आइए इसके बारे में विस्तार से जानें कि इसमें क्या जाता है. व्यावसायिक आवश्यकताओं के दस्तावेज़ अन्य औपचारिक दस्तावेज़ों जैसे प्रस्तावों के लिए अनुरोध (RFPs) और क्लाइंट अनुबंधों के समान होते हैं. इसे ध्यान में रखते हुए, वे अक्सर शामिल होते हैं:-
एक कार्यकारी सारांश: शेष दस्तावेज़ को पूरा करने के बाद इस सारांश को लिखें. इस उच्च-स्तरीय खंड को परियोजना की आवश्यकताओं की रूपरेखा तैयार करनी चाहिए और दस्तावेज़ की निम्नलिखित सामग्री को संक्षेप में प्रस्तुत करना चाहिए.
परियोजना के उद्देश्य: परियोजना के लक्ष्यों और उद्देश्यों का वर्णन करें और उल्लेख करें कि कार्य क्या हासिल करेगा. परिणाम क्या हैं? परियोजना व्यवसाय के लक्ष्यों के साथ कैसे संरेखित होती है? इस उत्पाद प्रबंधन रोडमैप को सरल बनाने और यह सुनिश्चित करने के लिए कि यह संक्षिप्त है, परियोजना उद्देश्यों के लिए स्मार्ट सिस्टम का उपयोग करें.
ए नीड्स स्टेटमेंट: यह वह जगह है जहां आप अपना मामला बनाते हैं कि परियोजना की आवश्यकता क्यों है. हितधारकों और कर्मचारियों से औचित्य प्रदान करना और समर्थन प्राप्त करना बाकी परियोजना में गोता लगाने से पहले अपने साथियों के साथ तालमेल बनाने का एक शानदार तरीका है.
प्रोजेक्ट स्कोप: स्कोप मैनेजमेंट क्यों महत्वपूर्ण है? सफल परियोजनाएं शुरू से ही कार्य के दायरे को संप्रेषित करती हैं और परिभाषित सीमाओं के भीतर रहती हैं जब तक कि अन्यथा निर्देश न दिया जाए. स्पष्ट प्रोजेक्ट स्कोप आपको खतरनाक स्कोप रेंगने से बचने में मदद करेगा. एक स्कोपिंग दस्तावेज़ टेम्प्लेट खोजें जो आपके प्रोजेक्ट स्कोप को स्पष्ट रूप से निर्धारित करने के लिए काम करता है.
आवश्यकताएँ: प्रमुख हितधारकों के साथ आवश्यकताओं को पूरा करने के बाद, आपको इस खंड में परियोजना की सभी आवश्यकताओं को संक्षेप में प्रस्तुत करना होगा. "क्या," जैसी उच्च-स्तरीय आवश्यकताओं के साथ-साथ "कैसे" जैसी तकनीकी आवश्यकताओं से सावधान रहें.
प्रमुख हितधारक: परियोजना में शामिल हितधारकों की पहचान करें और उनकी भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को निर्धारित करें. काम कौन करेगा? प्रत्येक हितधारक की क्या अपेक्षाएं हैं? क्या व्यवसाय को किसी अतिरिक्त संसाधन को किराए पर लेने की आवश्यकता होगी?
शेड्यूल, टाइमलाइन और मील का पत्थर समय सीमा: इस खंड में परियोजना के चरणों का विवरण दें, ध्यान से बताएं कि क्या आवश्यक है और कब. निर्भरता के साथ-साथ उत्पन्न होने वाली अप्रत्याशित चुनौतियों के लिए समयसीमा और खाता बनाएं.
लागत-लाभ विश्लेषण: आपका लागत-लाभ विश्लेषण वह जगह है जहां आप परियोजना के निवेश पर लाभ (आरओआई) के लिए एक मामला बनाने में आपकी मदद करने के लिए अपेक्षित लाभों के साथ परियोजना में शामिल संबद्ध लागतों पर कब्जा करेंगे.
एक व्यवसाय विश्लेषक या एक परियोजना प्रबंधक, जिसे व्यवसाय प्रक्रियाओं की पूरी समझ है, व्यवसाय आवश्यकता दस्तावेज का मसौदा तैयार करता है. व्यावसायिक उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए सभी आवश्यकताओं के कार्यान्वयन को सुनिश्चित करने के लिए एक परियोजना के लिए व्यावसायिक आवश्यकता दस्तावेज का मसौदा तैयार किया जाता है. व्यावसायिक आवश्यकता दस्तावेज़ का सबसे महत्वपूर्ण घटक प्रतिबंधों और बाधाओं के साथ परियोजना का दायरा है. दायरे में तीन प्रमुख चीजें शामिल हैं:-
व्यवसाय किन समस्याओं का समाधान करना चाहता है?
प्रतिबंध क्या हैं?
क्या परियोजना के लिए आवश्यक समय और धन का निवेश करना उचित है?
आपको कंपनी/संगठन की आवश्यकता को परिभाषित करना चाहिए
आपको सभी हितधारकों को शामिल करना होगा.
आपको परियोजना के चरणों की पहचान करनी चाहिए.
आपको सभी परियोजना आवश्यकताओं के लिए बेंचमार्क/मानक स्थापित करने चाहिए.
शेड्यूल की निगरानी और मील के पत्थर को मापने के लिए आपको एक प्रक्रिया की आवश्यकता है.
आपको एक उपयुक्त टेम्पलेट का उपयोग करने की भी आवश्यकता होगी.
एक व्यावसायिक आवश्यकता दस्तावेज़ बनाने के लिए, आपको परियोजना की टीम, व्यावसायिक भागीदारों और परियोजना के लिए आवश्यक किसी अन्य व्यक्ति को शामिल करना चाहिए. व्यवसाय चरणों और चक्रों में बढ़ते या बदलते हैं, और जैसे-जैसे वे बदलते हैं, आवश्यकताएं भी बदल सकती हैं. व्यवसाय के चरणों में परिवर्तन के लिए, आपको व्यवसाय आवश्यकता दस्तावेज़ बनाना होगा. विकास का आकार या अवस्था बहुत कम प्रासंगिक होती है, लेकिन जो महत्वपूर्ण है वह यह है कि व्यवसाय के जीवित रहने या नए चरणों में प्रगति के लिए विभिन्न आवश्यकताओं की आवश्यकता होती है. व्यावसायिक आवश्यकताओं के दस्तावेज़ निर्माण में किसे शामिल किया जाना चाहिए?
कई टीमों और भागीदारों को BRD बनाना चाहिए:
परियोजना की कोर टीम.
कोई या सभी व्यावसायिक भागीदार.
प्रक्रिया स्वामी या प्रतिनिधि.
विषय के विशेषज्ञ.
परिवर्तन/परियोजना/उत्पाद प्रबंधन, गुणवत्ता विभाग और/या आवश्यकतानुसार या उपलब्ध आईटी प्रबंधन.
एक बीआरडी एक विक्रेता साझेदारी के माध्यम से एक संगठन क्या हासिल करने की उम्मीद करता है, उससे संबंधित है. दूसरी ओर, एक कार्यात्मक आवश्यकता दस्तावेज (एफआरडी) इस बात से संबंधित है कि वे इसे कैसे प्राप्त करने की उम्मीद करते हैं. उदाहरण के लिए, एक ऐसे संगठन की कल्पना करें जिसने हाल ही में अपने भर्ती प्रयासों में सहायता के लिए एक आवेदक ट्रैकिंग सिस्टम खरीदा है. वे बीआरडी का उपयोग यह समझाने के लिए कर सकते हैं कि वे अपने उम्मीदवार पाइपलाइन को 10 प्रतिशत तक बढ़ाने की उम्मीद करते हैं. फिर, वे एक एफआरडी बना सकते हैं ताकि यह विस्तार से बताया जा सके कि वे उस लक्ष्य को कैसे प्राप्त करने की उम्मीद करते हैं - शायद लोकप्रिय नौकरी बोर्डों के साथ एकीकरण के माध्यम से. एफआरडी के बारे में अधिक जानने के लिए इस ब्लॉग को देखें. तो, आप वास्तव में एक बीआरडी कैसे बनाते हैं जो आपके विक्रेता को एक परियोजना के आसपास के परिणामों और अपेक्षाओं के बारे में प्रभावी ढंग से सूचित करता है?
व्यावसायिक आवश्यकताएँ दस्तावेज़ (BRD) क्यों महत्वपूर्ण हैं? नक्शे या गाइड के बिना, किसी नए शहर या स्थान की यात्रा करना लगभग असंभव है. इसी तरह, व्यवसाय की दुनिया में, उचित दस्तावेज और आवश्यकताओं के बिना किसी परियोजना को सफलतापूर्वक निष्पादित करना असंभव है. इस प्रकार परियोजना शुरू होने से पहले एक व्यावसायिक आवश्यकता दस्तावेज (बीआरडी) बनाया जाता है ताकि प्रत्येक हितधारक को एक ही पृष्ठ पर मिल सके कि परियोजना में क्या शामिल है और अंतिम उत्पाद कैसा दिखेगा.
किसी प्रोजेक्ट के शुरू होने से पहले प्रोजेक्ट स्कोप दस्तावेज़ बनाना यह सुनिश्चित करने के लिए महत्वपूर्ण है कि टीम और अन्य हितधारक एक ही पृष्ठ पर हों. परियोजना में शामिल सभी पक्षों के पास परियोजना के बारे में समान दृष्टिकोण होना चाहिए- इसके लक्ष्य, बजट और डिलिवरेबल्स- ताकि अंत में कोई संदेह न हो और कोई महंगा ओवर-ओवर न हो. प्रत्येक व्यवसाय की आवश्यकता को पहले से प्रलेखित करके- उद्देश्यों, आवश्यकताओं, समय-सीमा, डिलिवरेबल्स, कार्य आवंटन, आदि. हर कोई जानता है कि वास्तव में क्या करने की आवश्यकता है, यह क्यों आवश्यक है, और इसे कब पूरा करना है.
इस तरह के दस्तावेजों का उपयोग प्रबंधकों द्वारा परियोजना के जटिल विवरणों को साझा करने और डिलिवरेबल्स के संबंध में सभी अपेक्षाओं को पूरा करने के लिए संचार उपकरण के रूप में किया जाता है. कुल मिलाकर, एक व्यावसायिक आवश्यकता दस्तावेज़. एक नई परियोजना या व्यवसाय योजना का पूरा अवलोकन देता है, सभी को एक ही पृष्ठ पर रखता है कि उनसे क्या अपेक्षित है और अंतिम उत्पाद कैसा दिखेगा. सभी क्लाइंट अपेक्षाओं को पूरा करने के लिए परियोजना निष्पादन से पहले आवश्यकताओं को इकट्ठा करता है और कोई भ्रम या ओवर-ओवर नहीं है. एक रोडमैप देता है जिसका उपयोग प्रबंधक तदनुसार काम और बजट आवंटित करने के लिए कर सकते हैं. सभी को उद्देश्यों पर केंद्रित रखता है.
सभी प्रोजेक्ट विजेता नहीं होते हैं. प्रोजेक्ट मैनेजमेंट इंस्टीट्यूट द्वारा किए गए 2021 के सर्वेक्षण के अनुसार, कई परियोजनाओं के विफल होने के प्रमुख कारणों में खराब आवश्यकताओं का संग्रह और खराब अग्रिम योजना है. तो, आप अपने प्रोजेक्ट को विजेता बनाने के लिए क्या कर सकते हैं? पूरी तरह से लिखित व्यावसायिक आवश्यकताओं के दस्तावेज़ या बीआरडी से शुरू करें. इस लेख से, आप व्यावसायिक आवश्यकताओं के दस्तावेज़ों के बारे में सब कुछ सीखेंगे और विषय की पूरी तस्वीर के लिए अच्छी तरह से संरचित टेम्पलेट प्राप्त करेंगे. सॉफ्टवेयर विकास में तकनीकी दस्तावेजीकरण पर हमारा वीडियो भी देखें. व्यावसायिक आवश्यकताओं को लिखने का तरीका समझाने से पहले, आइए देखें कि वे उत्पाद प्रबंधन में उपयोग की जाने वाली अन्य प्रकार की आवश्यकताओं से कैसे भिन्न हैं. यह आपको समग्र सॉफ्टवेयर प्रलेखन परिदृश्य को देखने में मदद करेगा. यह ध्यान देने योग्य है कि हालांकि अलग-अलग श्रेणियों की आवश्यकताओं में उच्च-स्तरीय लक्ष्य साझा किए गए हो सकते हैं, इसका मतलब यह नहीं है कि उनका परस्पर उपयोग किया जा सकता है. BABOK (बिजनेस एनालिसिस बॉडी ऑफ नॉलेज) गाइड के अनुसार, वर्तमान में बिजनेस एनालिसिस के लिए मुख्य संदर्भ स्रोत, प्रोजेक्ट आवश्यकताओं को निम्नलिखित तरीकों से वर्गीकृत किया जा सकता है.
उपयोगकर्ता आवश्यकताएं, जिन्हें हितधारक आवश्यकताओं के रूप में भी जाना जाता है, वे बयान हैं जो वर्णन करते हैं कि व्यक्तिगत उपयोगकर्ता समूह (ग्राहक, प्रबंधक, आदि) किस मूल्य को वितरित करने के लिए एक निश्चित समाधान की अपेक्षा करते हैं. इन बयानों को अक्सर व्यापक-आधारित व्यावसायिक आवश्यकताओं और विशिष्ट सिस्टम आवश्यकताओं के बीच एक सेतु के रूप में देखा जाता है.
उत्पाद आवश्यकताएं, जिन्हें समाधान आवश्यकताएं भी कहा जाता है, उन क्षमताओं और गुणों के विशिष्ट विवरण हैं जिन्हें समाधान के लिए उपयोगकर्ताओं और स्वयं व्यवसाय की आवश्यकताओं को पूरा करना होगा. वे प्रभावी समाधान विकास और कार्यान्वयन को सक्षम करने के लिए एक निश्चित स्तर के विवरण के साथ आते हैं. उत्पाद की आवश्यकताएं दो श्रेणियों में आती हैं:
एक व्यावसायिक आवश्यकता दस्तावेज़ (बीआरडी) व्यवसाय से संबंधित उद्देश्यों और अपेक्षाओं का एक औपचारिक विवरण है जो एक संगठन के पास एक विशिष्ट परियोजना या व्यावसायिक समाधान के संबंध में है. यह आमतौर पर एक परियोजना शुरू करने के कारणों की व्याख्या करता है, व्यावसायिक मूल्यों का सेट जो इसे प्रदान करने की उम्मीद है, और परियोजना को करने के पीछे का उद्देश्य आदि. बीआरडी का मुख्य विचार एक परियोजना के सभी व्यावसायिक पहलुओं को स्पष्ट करना है.
BRD बनाने में शामिल लोग एक परियोजना जीवनचक्र में, एक व्यावसायिक आवश्यकता दस्तावेज पहले चरणों में से एक है. इसमें उस कार्य का व्यापक दृष्टिकोण शामिल है जिसे पूरा किया जाना चाहिए. एक नियम के रूप में, बीआरडी लिखना व्यापार विश्लेषकों की जिम्मेदारी है, लेकिन व्यावसायिक आवश्यकताओं के दस्तावेजीकरण में कई अन्य विशेषज्ञ शामिल हो सकते हैं. इनमें परियोजना की विकास टीम, उत्पाद प्रबंधक, व्यापार भागीदार, शीर्ष-स्तरीय प्रबंधक, विषय वस्तु विशेषज्ञ और परियोजना प्रायोजक शामिल हैं.
व्यावसायिक आवश्यकताओं के दस्तावेज़ क्यों महत्वपूर्ण हैं
हालांकि एक व्यावसायिक आवश्यकता दस्तावेज़ लिखने के फायदे स्पष्ट प्रतीत हो सकते हैं, यह कुछ सबसे महत्वपूर्ण लोगों को इंगित करने योग्य है.
पूरी तरह से विकसित बीआरडी के साथ, आप कर सकते हैं
एक परियोजना शुरू करने के लिए कारण प्रदान करें,
गलत व्याख्या की आवश्यकताओं के कारण परियोजना की विफलता की संभावना को कम करना,
किसी प्रोजेक्ट को आवश्यक व्यावसायिक लक्ष्यों से जोड़ना,
इसके साथ जुड़े पुनर्विक्रय और लागत को कम करें,
परियोजना विकास और निगरानी का एक स्पष्ट रोडमैप तैयार करना,
विभिन्न हितधारकों के बीच संचार में सुधार, और भी बहुत कुछ.
बीआरडी के साथ शुरुआत कैसे करें
अपनी आस्तीन ऊपर करने और बीआरडी लिखना शुरू करने से पहले, आपको कुछ तैयारी करने की ज़रूरत है. निम्नलिखित कदम उठाने पर विचार करें.
सभी दलों को शामिल करना. यह सुनिश्चित करने के लिए कि दस्तावेज़ में आगामी परियोजना के सभी पहलुओं को शामिल किया गया है, विभिन्न हितधारकों को शामिल करना और उनकी सहमति प्राप्त करना महत्वपूर्ण है. ये कुछ नाम रखने के लिए उत्पाद के मालिक, व्यापार विश्लेषक, विपणक, डेवलपर्स और वित्तीय विश्लेषक हो सकते हैं. इसके अलावा, यह परियोजना को विभिन्न कोणों से देखने का एक शानदार तरीका है, जो मुद्दों के सेट के लिए अभिनव समाधान ला सकता है.
आवश्यकताओं की पूर्ति करना. किसी दस्तावेज़ में क्या आवश्यकताएं होनी चाहिए, इस पर चर्चा करना पहला कदम है. ऐसी कई तकनीकें हैं जिनका उपयोग आप अपनी परियोजना के लिए सही व्यावसायिक आवश्यकताओं को प्राप्त करने के लिए कर सकते हैं. लोकप्रिय लोगों में शामिल हैं:
विचार-मंथन - परियोजना के लिए विचार उत्पन्न करने और यह तय करने के लिए कि क्या अच्छा काम करेगा, विभिन्न विशेषज्ञों जैसे उत्पाद प्रबंधकों, व्यावसायिक वास्तुकारों, UX टीमों, आदि को एक साथ लाना;
आमने-सामने साक्षात्कार — एक व्यक्ति या अंतिम उपयोगकर्ताओं और/या ग्राहकों के एक छोटे समूह के साथ एक योजना बनाना;
अवलोकन - यह देखना कि एक निश्चित प्रक्रिया या कार्यप्रवाह कैसे कार्य करता है; तथा
सर्वेक्षण - प्रश्नावली के माध्यम से हितधारकों के बड़े समूहों से प्रतिक्रिया प्राप्त करना.
आवश्यकताओं के लिए मानकों की स्थापना. चूंकि परियोजना में विभिन्न चरण शामिल हो सकते हैं और इसमें विभिन्न विशेषज्ञ शामिल हो सकते हैं, इसलिए काम की गुणवत्ता और प्रगति को नियंत्रित करने के लिए आवश्यकताओं के लिए मानक बनाना स्मार्ट है.
BRD किसी प्रोजेक्ट के जीवनचक्र में बनाए गए पहले कुछ दस्तावेज़ों में से एक है. जबकि दस्तावेज़ आम तौर पर एक व्यवसाय विश्लेषक द्वारा तैयार किया जाता है, इसे बनाने में कई व्यक्तियों को शामिल किया जाना चाहिए, जिसमें परियोजना की टीम, व्यावसायिक भागीदार और प्रमुख हितधारक शामिल हैं. उनके प्राथमिक दर्शक परियोजना प्रायोजक, उच्च प्रबंधन, मध्यम प्रबंधन और विश्लेषक होंगे.
एक व्यावसायिक आवश्यकता दस्तावेज़ अक्सर एक कार्यात्मक आवश्यकता दस्तावेज़ (FRD) के साथ भ्रमित होता है, कंपनी प्रशासन में एक और शब्द. जबकि दोनों दस्तावेज़ कंपनी के व्यावसायिक लक्ष्यों को बनाने और पूरा करने के लिए एक साथ काम करते हैं, वे प्रकृति में बहुत भिन्न हैं. जबकि एक बीआरडी चर्चा करता है कि व्यवसाय को क्या करना है, एफआरडी यह बताता है कि इसे कैसे करना है. व्यापार रणनीति में प्रत्येक का अपना मूल्य होता है और न ही प्रक्रिया के एक भाग के रूप में इसकी उपेक्षा की जानी चाहिए.
हर प्रोजेक्ट के पीछे बिजनेस की जरूरत होती है. फिर भी अक्सर क्या आवश्यक था और क्या उत्पादित किया गया था के बीच एक बेमेल है. व्यावसायिक आवश्यकताओं को ठीक करना ही किसी परियोजना की अंतिम सफलता और विफलता का निर्धारण कर सकता है. 37% कंपनियां विफल परियोजनाओं के प्राथमिक कारण के रूप में गलत आवश्यकताओं का हवाला देती हैं. वांछित परिणाम प्राप्त करने के लिए, सबसे पहले, इसे सटीक रूप से परिभाषित करना महत्वपूर्ण है - यही वह जगह है जहां व्यावसायिक आवश्यकता दस्तावेज (बीआरडी) आते हैं. यह वर्णन करने के लिए लिखा गया है कि किसी परियोजना की आवश्यकता क्यों है, इससे किसको लाभ होगा, और यह कब होगा.
एक परियोजना की शुरुआत के पीछे एक व्यावसायिक आवश्यकता तर्क है. यह कंपनी के दृष्टिकोण से एक परियोजना के समग्र व्यावसायिक लक्ष्य का वर्णन करता है. विचाराधीन परियोजना में एक छोटे पैमाने पर प्रक्रिया अनुकूलन या एक नए उत्पाद का विकास शामिल हो सकता है. इसके दायरे के आधार पर, व्यावसायिक आवश्यकताएं व्यावसायिक आवश्यकताओं का एक सरल विवरण या कई डोमेन में व्यावसायिक उद्देश्यों का एक अत्यधिक जटिल सेट हो सकती हैं. किसी भी मामले में, परियोजना के सफल होने के लिए व्यावसायिक आवश्यकताओं को स्पष्ट रूप से परिभाषित करने की आवश्यकता है.
व्यावसायिक आवश्यकताओं को प्रभावी और संगठित तरीके से प्रबंधित करने के लिए, व्यापार विश्लेषक और परियोजना प्रबंधक व्यावसायिक आवश्यकताओं के दस्तावेज़ (बीआरडी) लिखते हैं. एक व्यावसायिक आवश्यकता दस्तावेज (बीआरडी) एक दस्तावेज है जो उन समस्याओं का वर्णन करता है जो परियोजना को हल करने का लक्ष्य रखती है और मूल्य प्रदान करने के लिए आवश्यक परिणामों की रूपरेखा तैयार करती है. इसमें समाधान के कार्यान्वयन विवरण शामिल करने की आवश्यकता नहीं है. उच्च स्तर पर, बीआरडी का लक्ष्य निम्नलिखित प्रश्नों का उत्तर देना है: व्यवसाय किन समस्याओं का समाधान करना चाहता है? प्रतिबंध और प्रतिबंध क्या हैं? इस परियोजना में संसाधनों का निवेश करना क्यों उचित है? एक बार जब आप बीआरडी बना लेते हैं, तो इसके खिलाफ सभी परियोजना आवश्यकताओं को संदर्भित किया जाना चाहिए. कोई भी आवश्यकता जो बीआरडी में सूचीबद्ध व्यावसायिक उद्देश्यों से संबंधित नहीं है, उसे या तो त्याग दिया जाना चाहिए या फिर से मूल्यांकन किया जाना चाहिए.
परिभाषा - एक व्यावसायिक आवश्यकता दस्तावेज़ एक परियोजना के लिए व्यावसायिक समाधान का वर्णन करता है (यानी, एक नया या अद्यतन उत्पाद, सेवा या परिणाम क्या करना चाहिए), जिसमें उपयोगकर्ता की ज़रूरतें और अपेक्षाएं, इस समाधान के पीछे का उद्देश्य, और कोई भी उच्च-स्तरीय बाधाएं शामिल हैं. सफल परिनियोजन को प्रभावित कर सकता है. व्यावसायिक आवश्यकताओं का दस्तावेज भी ग्राहक की जरूरतों और अपेक्षाओं पर जोर देता है. सरल शब्दों में, बीआरडी इंगित करता है कि व्यवसाय क्या हासिल करना चाहता है. बीआरडी सभी प्रोजेक्ट डिलिवरेबल्स को उच्च स्तर पर इंगित करता है. अनिवार्य रूप से, एक बीआरडी परियोजना की प्राथमिकताओं, डिजाइन और संरचना के बारे में निर्णय लेने के लिए हितधारकों के लिए दिशानिर्देश के रूप में कार्य करता है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि परियोजना व्यवसाय के समग्र लक्ष्यों के साथ संरेखित है. आउटसोर्स की गई परियोजनाओं में, यह ग्राहक और विक्रेता के बीच एक बुनियादी अनुबंध का भी प्रतिनिधित्व करता है जो परियोजना के लिए अपेक्षाओं और डिलिवरेबल्स को रेखांकित करता है. बीआरडी यह निर्धारित करने के लिए मानक निर्धारित करता है कि कोई परियोजना कब सफलतापूर्वक पूर्ण हो गई है.
परियोजना का दायरा: परियोजना का दायरा परियोजना की सीमाओं को खींचता है और प्रबंधकों को यह तय करने में मदद करता है कि परियोजना में क्या शामिल है और क्या नहीं. स्पष्ट गुंजाइश होने से टीम को गठबंधन रखने में मदद मिलती है और संसाधनों की अनावश्यक बर्बादी से बचा जाता है. सभी परियोजना कार्यात्मकताओं या विशेष अनुरोधों को यहां शामिल करने की आवश्यकता है.
लक्ष्य और उद्देश्य: इस खंड में, परियोजना के उच्च-स्तरीय लक्ष्यों और उद्देश्यों का वर्णन करें. परियोजना अंततः क्या हासिल करेगी? यह किसके लिए है? परियोजना के लक्ष्य समग्र व्यावसायिक उद्देश्य और मिशन से कैसे जुड़े हैं? विस्तार से वर्णन करें कि सफलता कैसी दिखेगी.
परियोजना की आवश्यकता: परियोजना के लिए एक औचित्य प्रदान करें. आपके दस्तावेज़ में एक आवश्यकता विवरण होने से परियोजना के महत्व को व्यक्त करने में मदद मिलती है और यह लंबे समय में कंपनी की निचली रेखा को कैसे प्रभावित करेगा. यह हितधारकों और कर्मचारियों के विश्वास और परियोजना में विश्वास हासिल करने में मदद करता है और सुचारू कार्यान्वयन सुनिश्चित करता है.
हितधारकों की पहचान करें: प्रमुख हितधारकों की पहचान करें जिनसे आवश्यकताओं को प्राप्त किया जा सके. आप परियोजना को सफल बनाने में प्रत्येक व्यक्ति का नाम, विभाग और उनकी भूमिका शामिल कर सकते हैं.
एक एसडब्ल्यूओटी विश्लेषण का संचालन करें: एक निर्दोष व्यावसायिक आवश्यकता दस्तावेज (बीआरडी) में परियोजना का एक एसडब्ल्यूओटी विश्लेषण होना चाहिए और यह बड़ी तस्वीर में कैसे फिट बैठता है. विश्लेषण में परियोजना की ताकत, कमजोरियों, अवसरों और खतरों को सावधानीपूर्वक स्पष्ट करना चाहिए. इस अनुभाग को अपने बीआरडी में जोड़ने से ऊपरी प्रबंधन और बाहरी भागीदारों के साथ आपकी विश्वसनीयता बढ़ाने में मदद मिलती है क्योंकि यह दर्शाता है कि आप परियोजना की सीमाओं और दायरे के बारे में कितने जागरूक हैं.
आवश्यकताएँ: अगला कदम हितधारक से आवश्यकताओं को इकट्ठा करना और उनका दस्तावेजीकरण करना है. इलिसिटेशन तकनीकों के बारे में और पढ़ें.
धारणाएं, सीमाएं, बाधाएं: परियोजना पर काम करने वाली टीम को इस दस्तावेज़ और इसकी सामग्री को बनाने में संभावित मान्यताओं, सीमाओं और बाधाओं से अवगत कराया जाना चाहिए.
कार्यकारी सारांश: कार्यकारी सारांश पूरे दस्तावेज़ को सारांशित करता है, परियोजना की आवश्यकता, इसकी आवश्यकताओं को रेखांकित करता है, और यह आपके समग्र व्यावसायिक लक्ष्यों से कैसे जुड़ा है. अन्य अनुभागों को पूरा करने के बाद इस अनुभाग को विकसित करें, और इसे व्यावसायिक आवश्यकता दस्तावेज़ बीआरडी के शीर्ष पर रखें.