DIR Full Form in Hindi, DIR की सम्पूर्ण जानकारी , What is DIR in Hindi, DIR Menning in Hindi, DIR Full Form, DIR Kya Hai, DIR का Full Form क्या हैं, DIR का फुल फॉर्म क्या है, DIR Full Form in Hindi, Full Form of DIR in Hindi, DIR किसे कहते है, DIR का फुल फॉर्म इन हिंदी, DIR का पूरा नाम और हिंदी में क्या अर्थ होता है, DIR की शुरुआत कैसे हुई, दोस्तों क्या आपको पता है, DIR की फुल फॉर्म क्या है, और DIR होता क्या है, अगर आपका Answer नहीं है, तो आपको उदास होने की कोई जरुरत नहीं है, क्योंकि आज हम इस पोस्ट में आपको DIR की पूरी जानकारी हिंदी भाषा में देने जा रहे है. तो फ्रेंड्स DIR फुल फॉर्म इन हिंदी में और इसका पूरा इतिहास जानने के लिए आप इस पोस्ट को लास्ट तक पढ़े.
DIR की फुल फॉर्म “Document Information Record” होती है. DIR को हिंदी में “दस्तावेज़ सूचना रिकॉर्ड” कहते है.
एक दस्तावेज़ सूचना का वाहक है. यह जानकारी या तो जिम्मेदार उपयोगकर्ता/व्यक्ति के लिए है या सिस्टम के बीच आदान-प्रदान के लिए है. एक दस्तावेज़ में ऐसी जानकारी होती है जिसे संग्रहीत किया जा सकता है और यह कई अलग-अलग रूप ले सकता है (जैसे तकनीकी चित्र, ग्राफिक्स, प्रोग्राम या टेक्स्ट). पूर्ण होने पर, यह जानकारी किसी वस्तु का पूर्ण विवरण देती है. हम एसएपी सिस्टम में मास्टर रिकॉर्ड को संदर्भित करने के लिए दस्तावेज़ जानकारी रिकॉर्ड शब्द का उपयोग करते हैं जो एक दस्तावेज़ के लिए सभी व्यावसायिक जानकारी संग्रहीत करता है. जबकि दस्तावेज़ जानकारी रिकॉर्ड में दस्तावेज़ के लिए मेटाडेटा (जैसे भंडारण स्थान) होता है, मूल फ़ाइल (उदाहरण के लिए, डिज़ाइन आरेखण) में दस्तावेज़ में वास्तविक जानकारी होती है.
रिकॉर्ड प्रबंधन, जिसे रिकॉर्ड और सूचना प्रबंधन के रूप में भी जाना जाता है, एक संगठनात्मक कार्य है जो किसी संगठन में सूचना के प्रबंधन के लिए उसके पूरे जीवन चक्र में, निर्माण या प्राप्ति के समय से लेकर उसके अंतिम स्वभाव तक के लिए समर्पित है. इसमें अभिलेखों को पहचानना, वर्गीकृत करना, भंडारण करना, सुरक्षित करना, पुनः प्राप्त करना, ट्रैक करना और नष्ट करना या स्थायी रूप से संरक्षित करना शामिल है. आईएसओ 15489-1: 2001 मानक रिकॉर्ड प्रबंधन को "[द] प्रबंधन के क्षेत्र के रूप में परिभाषित करता है, जो रिकॉर्ड के निर्माण, प्राप्ति, रखरखाव, उपयोग और निपटान के कुशल और व्यवस्थित नियंत्रण के लिए जिम्मेदार है. रिकॉर्ड के रूप में व्यावसायिक गतिविधियों और लेनदेन के बारे में सबूत और जानकारी को पकड़ने और बनाए रखने की प्रक्रियाओं सहित".
एक संगठन के रिकॉर्ड संस्थागत स्मृति के पहलुओं को संरक्षित करते हैं. यह निर्धारित करने में कि कितने समय तक रिकॉर्ड बनाए रखना है, उनकी पुन: उपयोग की क्षमता महत्वपूर्ण है. कई को गतिविधियों, लेन-देन और निर्णयों के प्रमाण के रूप में रखा जाता है. अन्य दस्तावेज क्या हुआ और क्यों हुआ. रिकॉर्ड प्रबंधन का उद्देश्य एक संगठन के शासन, जोखिम प्रबंधन और अनुपालन के व्यापक कार्य का हिस्सा है और मुख्य रूप से एक संगठन की गतिविधियों के साक्ष्य के प्रबंधन के साथ-साथ इससे जुड़े जोखिम को कम करने या कम करने से संबंधित है. हाल के शोध अभिलेख प्रबंधन और शासन में जवाबदेही के बीच संबंध दर्शाते हैं.
हालांकि यह पहली नज़र में स्पष्ट नहीं लग सकता है, शब्दार्थ से कहीं अधिक है जो दस्तावेजों से रिकॉर्ड को अलग करता है. कानूनी प्रतिधारण आवश्यकताओं का अनुपालन करने के लिए प्रत्येक के साथ अलग व्यवहार किया जाना चाहिए. इस प्रकार की फ़ाइलें दोनों ISO 15489-1 में परिभाषित हैं.
रिकॉर्ड ऐतिहासिक फाइलें हैं जो "अस्तित्व का प्रमाण" प्रदान करती हैं. उनका उपयोग व्यवसाय के अस्तित्व की स्थिति को साबित करने के लिए किया जाता है. यह या तो किसी संगठन द्वारा व्यावसायिक लेनदेन के संबंध में बनाया या प्राप्त किया जाता है या इसका उपयोग कानूनी आवश्यकताओं के अनुपालन के लिए किया जा सकता है. भौतिक मीडिया का प्रकार किसी रिकॉर्ड के वर्गीकरण को प्रभावित नहीं करता है. यह कागज, माइक्रोफिल्म या डिजिटल पर भी हो सकता है. रिकॉर्ड संपादन योग्य नहीं हैं और इन्हें दोबारा नहीं बनाया जा सकता है. संक्षेप में यह एक ऐतिहासिक दस्तावेज है. रिकॉर्ड के कुछ उदाहरण ड्राइवर लाइसेंस, कानूनी फाइलिंग और टैक्स रिटर्न हैं. रिकॉर्ड्स में सख्त अवधारण कार्यक्रम होते हैं जिन्हें एक व्यवसाय, उद्योग और स्थान द्वारा परिभाषित किया जाता है.
दस्तावेज़ एक सामग्री फ़ाइल है जिसमें संरचित या असंरचित प्रारूप में जानकारी होती है. यह एक संपादन योग्य फ़ाइल है और इसे कागज या डिजिटल रूप में संग्रहीत किया जा सकता है. दस्तावेजों को आवश्यकतानुसार बदला और संशोधित किया जा सकता है. ये "लाइव" फाइलें हैं जो वर्तमान में लेनदेन में उपयोग की जा रही हैं. दस्तावेज़ों के कुछ उदाहरण ग्राहक सूचियाँ, ख़रीद आदेश और फ़ोन सूचियाँ हैं. उनकी व्यावसायिक आवश्यकताओं से परे दस्तावेज़ों के लिए कोई आवश्यक प्रतिधारण कार्यक्रम नहीं है. सभी रिकॉर्ड दस्तावेज हैं लेकिन सभी दस्तावेज रिकॉर्ड नहीं हैं. कई रिकॉर्ड दस्तावेजों के रूप में शुरू होते हैं और फिर उन्हें अंतिम रूप देने पर रिकॉर्ड बन जाते हैं. उदाहरण के लिए, एक खाली फॉर्म एक दस्तावेज है और फिर इसे भरने के बाद एक रिकॉर्ड बन जाता है. रिकॉर्ड अवधारण आवश्यकताओं द्वारा कवर किए जाते हैं और आपको अपने स्थान और उद्योग के आधार पर अवधारण को शेड्यूल करके रखना चाहिए और अपडेट करना चाहिए.
गैर-रिकॉर्ड सूचनात्मक सामग्री है जो किसी रिकॉर्ड की परिभाषा को पूरा नहीं करती है; उदाहरण के लिए, सुविधा के लिए रखे गए दस्तावेजों की अतिरिक्त प्रतियां; प्रकाशनों के संदर्भ स्टॉक; रिक्त प्रपत्र, स्वरूप, या प्रपत्र पत्र; दस्तावेज़ जिनमें अद्वितीय जानकारी नहीं है या जिन्हें औपचारिक अनुमोदन, टिप्पणी या कार्रवाई के लिए परिचालित नहीं किया गया था; या दस्तावेज़ जो एजेंसी के कार्यों और गतिविधियों का कोई सबूत नहीं देते हैं.
यह निर्धारित करने के लिए एक मार्गदर्शिका के रूप में कि कोई दस्तावेज़, जैसे ईमेल संदेश, रिकॉर्ड की वैधानिक परिभाषा को पूरा करता है, न्याय विभाग 10 मानदंड लागू करता है. आईआरएम बुलेटिन 1999-001, फरवरी 1999 में, विभाग ने आंतरिक उपयोग विभाग के लिए मानदंड अपनाया. यदि ईमेल या अन्य दस्तावेज़ निम्नलिखित में से किसी भी मानदंड को पूरा करते हैं, तो इसे एक रिकॉर्ड माना जाता है और इसे स्थापित प्रक्रियाओं का उपयोग करके संरक्षित किया जाना चाहिए:-
इसमें स्थिति पत्र, रिपोर्ट, अध्ययन आदि तैयार करने में विकसित अद्वितीय, मूल्यवान जानकारी शामिल है.
यह आंतरिक (सेवा) व्यवसाय विभाग के संचालन के दौरान की गई महत्वपूर्ण कार्रवाइयों को दर्शाता है.
यह आंतरिक विभाग (सेवा) के कार्यक्रमों, नीतियों, निर्णयों या आवश्यक कार्यों के बारे में अद्वितीय, मूल्यवान जानकारी देता है.
यह नीति के बयान या निर्णयों या कार्यों के लिए तर्क देता है.
यह मौखिक आदान-प्रदान (व्यक्तिगत रूप से या टेलीफोन द्वारा) का दस्तावेजीकरण करता है, जिसके दौरान नीति तैयार की जाती है या आंतरिक विभाग (सेवा) गतिविधियों की योजना बनाई जाती है या लेन-देन किया जाता है.
यह आंतरिक विभाग (सेवा) कार्यों या आंतरिक विभाग (सेवा) संचालन और जिम्मेदारियों के निर्माण या निष्पादन की उचित समझ को जोड़ता है.
यह महत्वपूर्ण बैठकों का दस्तावेजीकरण करता है.
यह आंतरिक विभाग (सेवा) के अधिकारियों और कार्यालय में उनके उत्तराधिकारियों द्वारा कार्रवाई की सुविधा प्रदान करता है.
यह कांग्रेस या सरकार की अन्य विधिवत अधिकृत एजेंसियों द्वारा उचित जांच संभव बनाता है.
यह सरकार और सरकार के कार्यों से सीधे प्रभावित व्यक्तियों के वित्तीय, कानूनी और अन्य अधिकारों की रक्षा करता है.
यदि आपको यह निर्धारित करने में सहायता की आवश्यकता है कि आपका दस्तावेज़ एक आधिकारिक रिकॉर्ड है या नहीं, तो अपने क्षेत्रीय रिकॉर्ड प्रबंधन अधिकारी या जॉनी हंट, नीति और निर्देश प्रबंधन विभाग, 703-358-2504 से संपर्क करें.
ईमेल संदेश और अटैचमेंट, वर्ड प्रोसेसिंग फाइलें, डेटाबेस फाइलें, स्प्रेडशीट और अन्य सभी इलेक्ट्रॉनिक फाइलें मुकदमेबाजी में और सूचना की स्वतंत्रता अधिनियम के तहत रिलीज के अधीन हैं. आप किसी भी ईमेल संदेश को नहीं हटा सकते हैं जो (1) सक्रिय एफओआईए अनुरोधों, कांग्रेस के अनुरोधों, या मुकदमेबाजी का विषय है, या (2) प्रशासनिक रिकॉर्ड का हिस्सा है (उदाहरण के लिए, नियम, परमिट) जब तक आप संदेश को प्रिंट नहीं करते हैं, जिसमें शामिल हैं आवश्यक ट्रांसमिशन डेटा और सभी अटैचमेंट, और इसे अपने आधिकारिक पेपर रिकॉर्डकीपिंग सिस्टम में फाइल करें. आवश्यक ट्रांसमिशन डेटा में लेखक, संचारण तिथि, सभी संदेश प्राप्तकर्ता और विषय शामिल हैं.
ISO 9001:2015 मानक अब "दस्तावेज़" और "रिकॉर्ड" शब्दों का उपयोग नहीं करता है. दोनों को अब "दस्तावेज सूचना" कहा जाता है. आईएसओ 9000:2015 की परिभाषा के अनुसार, प्रलेखित सूचना शब्द का अर्थ उस सूचना से है जिसे नियंत्रित और बनाए रखा जाना चाहिए. इसलिए, यह अपेक्षा करता है कि आप माध्यम के साथ-साथ सूचना को भी बनाए रखें और नियंत्रित करें. एक रिकॉर्ड छंद एक दस्तावेज़ का मुख्य पहचानकर्ता यह है कि रिकॉर्ड प्रलेखित जानकारी है जो "बनाए रखा" है और दस्तावेज़ दस्तावेजी जानकारी है जो "रखरखाव" है. एक फॉर्म एक दस्तावेज है, जब फॉर्म भर जाता है तो यह एक रिकॉर्ड बन जाता है. दस्तावेज़ और रिकॉर्ड दोनों को ही खण्ड 7.5 में शामिल ISO 9001:2015 मानक की आवश्यकताओं का पालन करते हुए नियंत्रित किया जाता है.
बजट पर दस्तावेज़ नियंत्रण के बारे में जानें
दस्तावेज़ नियंत्रण आवश्यकताओं पर सुझाव
आपकी प्रलेखित जानकारी में ऐसे दस्तावेज़ और रिकॉर्ड शामिल होने चाहिए जो मानक द्वारा आवश्यक हों और आपके संगठन के संचालन के प्रभावी होने के लिए आवश्यक हों. आईएसओ 9001:2008 के अनुरूप होने के लिए छह विशिष्ट प्रक्रियाओं की आवश्यकता है. आईएसओ 9001:2015 को अब प्रक्रियाओं की आवश्यकता नहीं है, लेकिन अगर आपके संगठन को उन्हें प्रभावी बनाने की आवश्यकता है, तो आपके पास उन्हें होना चाहिए. प्रलेखित जानकारी का उपयोग अनुरूपता के प्रमाण के रूप में किया जाता है, एक प्रक्रिया को कैसे निष्पादित किया जाता है, यह स्थिरता प्रदान करता है, प्रशिक्षण में सहायता करता है और ज्ञान के नुकसान को रोकता है. यदि आपके पास एक जटिल या असंगत प्रक्रिया है, तो इसकी अत्यधिक अनुशंसा की जाती है कि इसे प्रलेखित किया जाए. साथ ही, किसी भी प्रक्रिया का दस्तावेजीकरण करने पर विचार करें जहां केवल एक कर्मचारी जानता है कि कैसे निष्पादित किया जाए. यह संगठन को उस स्थिति में ज्ञान के नुकसान से बचाता है जब कर्मचारी अब संगठन में काम नहीं करता है. अपने आईएसओ सिस्टम का दस्तावेजीकरण करने की चुनौतियों के बारे में अधिक जानें. निम्नलिखित प्रलेखित जानकारी अभी भी 9001 मानक द्वारा आवश्यक है:-
गुणवत्ता नीति
गुणवत्ता के उद्देश्य
क्यूएमएस स्कोप
अब आपको गुणवत्ता पुस्तिका रखने की भी आवश्यकता नहीं है, लेकिन यदि आपके पास एक है तो इसे रखें. आप अपने संगठन में गुणवत्ता का प्रबंधन कैसे करते हैं, इसके लिए आपका गुणवत्ता मैनुअल आपकी रेसिपी बुक है. हमारे जैसा गुणवत्ता मैनुअल, क्यूएमएस के लिए एक परिचय (या सामग्री की एक तालिका) के रूप में भी काम कर सकता है. प्रलेखित जानकारी को नियंत्रित करने का अर्थ है कि आपके पास दस्तावेज़ों की पहचान करने, समीक्षा करने और अनुमोदन करने के साथ-साथ प्रलेखित जानकारी की सामग्री के लिए एक उपयुक्त प्रारूप और मीडिया का उपयोग करने की प्रक्रिया है. आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि प्रलेखित जानकारी उन लोगों के लिए उपलब्ध है जिन्हें इसे एक्सेस करने की आवश्यकता है, संरक्षित है, संस्करण नियंत्रित है और निष्क्रिय/पुराने संस्करणों का ठीक से निपटान किया जाता है. यह जानना भारी पड़ सकता है कि आपके QMS में कौन सी प्रलेखित जानकारी शामिल है और विकसित होने में समय लगता है. हमारा गुणवत्ता मैनुअल और प्रक्रिया पैकेज पूरी तरह से प्रलेखित क्यूएमएस है जिसका उपयोग दुनिया भर में सैकड़ों कंपनियों द्वारा सफलतापूर्वक आईएसओ 9001 प्रमाणीकरण प्राप्त करने के लिए किया जाता है. अपने सिस्टम की नींव के रूप में इस पैकेज का उपयोग करें, अपने संगठन के लिए दस्तावेज़ तैयार करें और समय की बचत करते हुए पेशेवर रूप से डिज़ाइन की गई प्रक्रियाओं से लाभ उठाएं. सभी आवश्यक दस्तावेजों और अभिलेखों की पूरी सूची के लिए यहां क्लिक करें.
एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (ईडीएमएस) एक सॉफ्टवेयर प्रोग्राम है जो इलेक्ट्रॉनिक रूप से दस्तावेजों के निर्माण, भंडारण और नियंत्रण का प्रबंधन करता है. ईडीएमएस का प्राथमिक कार्य किसी संगठन के वर्कफ़्लो के भीतर इलेक्ट्रॉनिक जानकारी का प्रबंधन करना है. एक बुनियादी ईडीएमएस में दस्तावेज़ प्रबंधन, कार्यप्रवाह, पाठ पुनर्प्राप्ति और इमेजिंग शामिल होना चाहिए. सभी ईडीएमएस में रिकॉर्ड प्रबंधन क्षमता नहीं होती है. एक रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली के रूप में अर्हता प्राप्त करने के लिए, एक ईडीएमएस को सिस्टम में सभी रिकॉर्ड के लिए सुरक्षित पहुंच प्रदान करने, संदर्भ बनाए रखने और स्वभाव निर्देशों को निष्पादित करने में सक्षम होना चाहिए. एक प्रणाली को लागू करने से पहले आपको यह निर्धारित करना होगा कि यह आपकी समग्र रिकॉर्ड प्रबंधन रणनीति में कैसे फिट बैठता है. ईडीएमएस कार्यक्षमता को अक्सर सामग्री प्रबंधन (सीएम) सिस्टम में एकीकृत किया जाता है. ये सिस्टम अतिरिक्त कार्यक्षमता जैसे कि वेबसाइट प्रबंधन को वर्कफ़्लो टूल, मानक टेम्प्लेट और एक्सेस अधिकारों के साथ जोड़ते हैं.
यदि आप ईडीएमएस का उपयोग करना चुनते हैं, तो आपके चयन के लिए आपकी कानूनी आवश्यकताओं और आपके तकनीकी विकल्पों के बीच सावधानीपूर्वक, सुविचारित संतुलन की आवश्यकता होती है. आपकी इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड प्रबंधन रणनीति को लागू करने के लिए ईडीएमएस का उपयोग रामबाण नहीं है. आपको यह नहीं मान लेना चाहिए कि सरकारी एजेंसी की आवश्यकताएं ईडीएमएस में निर्मित हैं. वास्तव में, ईडीएमएस के उपयोग से रिकॉर्ड प्रबंधन समस्याएं हो सकती हैं, विशेष रूप से विशिष्ट कानूनी आवश्यकताओं वाली सरकारी एजेंसियों के लिए. उदाहरण के लिए, एक ईडीएमएस दस्तावेज़ विकास के दौरान सहयोग में सुधार कर सकता है. हालांकि, ईडीएमएस एक दस्तावेज़ की कई प्रतियां भी बना सकता है और मिनेसोटा सरकार डेटा व्यवहार अधिनियम (एमजीडीपीए) द्वारा परिभाषित गैर-सार्वजनिक रिकॉर्ड की सुरक्षा के लिए आवश्यक पहुंच सुरक्षा प्रदान नहीं कर सकता है. ईडीएमएस का उपयोग करने के निर्णय के लिए महत्वपूर्ण योजना और विश्लेषण की आवश्यकता होती है.
SAP S/4HANA सिस्टम में दस्तावेज़ जानकारी रिकॉर्ड निर्माण में जाने से पहले, आइए पहले उन प्रमुख अवधारणाओं और शब्दावली को समझें जिनका हम उपयोग करेंगे.
एक दस्तावेज़ प्रकार संख्या श्रेणियों (आंतरिक या बाहरी) के साथ तीन अल्फ़ान्यूमेरिक वर्ण होते हैं जो व्यवसाय प्रक्रिया की एक विशिष्ट विशेषता के रूप में कार्य करते हैं. दस्तावेज़ प्रकार प्रमुख कार्यों को नियंत्रित करता है. दस्तावेज़ प्रकार का एक उदाहरण ZLC है, जो आयात खरीद प्रक्रिया में ऋण पत्रों से संबंधित सभी दस्तावेजों को संग्रहीत करता है. इसी तरह, दस्तावेज़ प्रकार ZBL आयात खरीद प्रक्रिया के लिए फिर से सभी बिल ऑफ लैडिंग-संबंधित दस्तावेजों को संग्रहीत करता है. ये दो दस्तावेज़ प्रकार एक संगठन में एक आयात विभाग के खरीद कार्य की सुविधा प्रदान करते हैं. नया दस्तावेज़ जानकारी रिकॉर्ड बनाते, बदलते या प्रदर्शित करते समय, प्रासंगिक दस्तावेज़ प्रकार दर्ज करना अनिवार्य है.
एक दस्तावेज़ भाग को एक दस्तावेज़ जानकारी रिकॉर्ड के भाग के रूप में परिभाषित किया जाता है जिसे एक अलग दस्तावेज़ के रूप में बनाए रखा जाता है. यह पृथक्करण आवश्यक हो सकता है यदि मूल दस्तावेज़ बड़ा है और इसे प्रासंगिक अनुभागों में विभाजित किया जा सकता है. उदाहरण के लिए, एक बड़े विनिर्देश दस्तावेज़ में कई सामग्रियों के लिए प्रासंगिक जानकारी होती है; विनिर्देश प्रत्येक सामग्री के लिए अलग-अलग भागों में विभाजित किया जा सकता है. एक उदाहरण के रूप में, किसी उत्पाद के व्यक्तिगत डिज़ाइन या इंजीनियरिंग ड्राइंग में कई जटिल भाग हो सकते हैं, जिससे उन्हें दस्तावेज़ भागों में विभाजित करना व्यावहारिक हो जाता है. एक दस्तावेज़ जानकारी रिकॉर्ड में अधिकतम 999 भाग हो सकते हैं.
दस्तावेज़ संस्करण दस्तावेज़ जानकारी रिकॉर्ड की संस्करण संख्या का वर्णन करता है. यह संख्या उन परिस्थितियों में दस्तावेज़ को वर्तमान रखने के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जहां विनिर्देशों, इंजीनियरिंग आरेखण आदि में संशोधन किए गए हों. एक दस्तावेज़ जानकारी रिकॉर्ड में अधिकतम 99 संस्करण हो सकते हैं. एक नया दस्तावेज़ जानकारी रिकॉर्ड संस्करण बनाने के लिए नियंत्रण कार्यों को बनाए रखना संभव है.
दस्तावेज़ जानकारी रिकॉर्ड में सभी प्रमुख गतिविधियाँ और यहाँ तक कि नियंत्रण भी दस्तावेज़ की स्थिति के आधार पर किए और प्रबंधित किए जाते हैं. उपयोगकर्ता-परिभाषित दस्तावेज़ स्थितियों के कुछ उदाहरणों में प्रक्रिया में, समीक्षा अधीन, जारी, लॉक और संग्रहीत शामिल हैं.
रिकॉर्ड की अवधारणा को विभिन्न रूप से परिभाषित किया गया है. आईएसओ 15489-1:2016 रिकॉर्ड को "कानूनी दायित्वों की खोज में या व्यवसाय के लेन-देन में, एक संगठन या व्यक्ति द्वारा एक संपत्ति के रूप में और एक संपत्ति के रूप में बनाई, प्राप्त, और बनाए रखा जानकारी" के रूप में परिभाषित करता है. जबकि रिकॉर्ड प्रबंधन के कई उद्देश्य और लाभ हैं, जैसा कि इस परिभाषा पर प्रकाश डाला गया है, रिकॉर्ड की एक प्रमुख विशेषता एक घटना के साक्ष्य के रूप में सेवा करने की उनकी क्षमता है. उचित रिकॉर्ड प्रबंधन रिकॉर्ड की इस विशेषता को संरक्षित करने में मदद कर सकता है. हाल के और व्यापक अध्ययनों ने रिकॉर्ड को "गतिविधियों के निरंतर प्रतिनिधित्व" के रूप में परिभाषित किया है जैसा कि प्रतिभागियों या पर्यवेक्षकों द्वारा रिकॉर्ड किया गया या बनाया गया है. यह लेन-देन संबंधी दृष्टिकोण अभिलेखों के निर्धारण और अर्थ में संदर्भ और प्रक्रिया के महत्व पर जोर देता है. इसके विपरीत, पिछली परिभाषाओं ने अभिलेखों के साक्ष्य और सूचनात्मक गुणों पर जोर दिया है. संगठनात्मक संदर्भों में, रिकॉर्ड किसी संगठन द्वारा व्यवसाय के लेन-देन में, या कानूनी दायित्वों की खोज में या अनुपालन में बनाई गई या प्राप्त की गई सामग्री हैं. अभिलेखों की यह संगठनात्मक परिभाषा अभिलेखों के जैविक एकत्रीकरण के रूप में अभिलेखों के प्रारंभिक सिद्धांत से उपजी है, जो कि "लिखित दस्तावेज, चित्र और मुद्रित सामग्री है, जो आधिकारिक तौर पर एक प्रशासनिक निकाय या उसके किसी अधिकारी द्वारा प्राप्त या उत्पादित की जाती है".
सभी दस्तावेज रिकॉर्ड नहीं हैं. एक रिकॉर्ड एक दस्तावेज है जिसे जानबूझकर एक कार्रवाई के सबूत के रूप में रखा जाता है. रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली आम तौर पर रिकॉर्ड और गैर-रिकॉर्ड (सुविधा प्रतियां, मोटे ड्राफ्ट, डुप्लिकेट) के बीच अंतर करती है, जिन्हें औपचारिक प्रबंधन की आवश्यकता नहीं होती है. कई प्रणालियों, विशेष रूप से इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड के लिए, दस्तावेजों को औपचारिक रूप से रिकॉर्ड के रूप में घोषित करने की आवश्यकता होती है ताकि उन्हें प्रबंधित किया जा सके. एक बार घोषित होने के बाद, एक रिकॉर्ड को बदला नहीं जा सकता है और केवल सिस्टम के नियमों के भीतर ही इसका निपटारा किया जा सकता है.
रिकॉर्ड्स को एक्सेस कंट्रोल द्वारा कवर किया जा सकता है ताकि यह नियंत्रित किया जा सके कि कौन उन्हें एक्सेस कर सकता है और किन परिस्थितियों में. गोपनीय रिकॉर्ड को सुरक्षित रखने के लिए भौतिक नियंत्रणों का उपयोग किया जा सकता है - कार्मिक फाइलें, उदाहरण के लिए, जिनमें संवेदनशील व्यक्तिगत डेटा होता है, एक लॉक कैबिनेट में नियंत्रण लॉग के साथ पहुंच को ट्रैक करने के लिए रखा जा सकता है. डिजिटल रिकॉर्ड सिस्टम में भूमिका-आधारित अभिगम नियंत्रण शामिल हो सकते हैं, जो संगठन में उनकी भूमिका के आधार पर कर्मचारियों को आवंटित करने की अनुमति (देखने, बदलने और/या हटाने) की अनुमति देता है. अभिलेखों की अखंडता सुनिश्चित करने के लिए सभी पहुंच और परिवर्तनों को दर्शाने वाला एक ऑडिट ट्रेल बनाए रखा जा सकता है.
रिकॉर्ड्स को एक्सेस कंट्रोल द्वारा कवर किया जा सकता है ताकि यह नियंत्रित किया जा सके कि कौन उन्हें एक्सेस कर सकता है और किन परिस्थितियों में. गोपनीय रिकॉर्ड को सुरक्षित रखने के लिए भौतिक नियंत्रणों का उपयोग किया जा सकता है - कार्मिक फाइलें, उदाहरण के लिए, जिनमें संवेदनशील व्यक्तिगत डेटा होता है, एक लॉक कैबिनेट में नियंत्रण लॉग के साथ पहुंच को ट्रैक करने के लिए रखा जा सकता है. डिजिटल रिकॉर्ड सिस्टम में भूमिका-आधारित अभिगम नियंत्रण शामिल हो सकते हैं, जो संगठन में उनकी भूमिका के आधार पर कर्मचारियों को आवंटित करने की अनुमति (देखने, बदलने और/या हटाने) की अनुमति देता है. अभिलेखों की अखंडता सुनिश्चित करने के लिए सभी पहुंच और परिवर्तनों को दर्शाने वाला एक ऑडिट ट्रेल बनाए रखा जा सकता है.
एक निष्क्रिय रिकॉर्ड एक ऐसा रिकॉर्ड है जिसकी अब वर्तमान व्यवसाय के संचालन के लिए आवश्यकता नहीं है, लेकिन इसे तब तक संरक्षित किया जा रहा है जब तक कि यह अपनी अवधारण अवधि के अंत को पूरा नहीं कर लेता है, जैसे कि जब कोई प्रोजेक्ट समाप्त होता है, एक उत्पाद लाइन सेवानिवृत्त हो जाती है, या एक वित्तीय रिपोर्टिंग अवधि समाप्त हो जाती है. पहुंच गया. ये रिकॉर्ड भविष्य में इकाई के लिए व्यवसाय, कानूनी, वित्तीय, या ऐतिहासिक मूल्य धारण कर सकते हैं और इसलिए, एक छोटी या स्थायी अवधि के लिए बनाए रखा जाना आवश्यक है. रिकॉर्ड्स को रिटेंशन शेड्यूल के अनुसार प्रबंधित किया जाता है. एक बार जब किसी रिकॉर्ड का जीवन उसकी पूर्व निर्धारित अवधि के अनुसार संतुष्ट हो जाता है और कोई कानूनी होल्ड लंबित नहीं होता है, तो उसे अंतिम निपटान के लिए अधिकृत किया जाता है, जिसमें विनाश, स्थानांतरण या स्थायी संरक्षण शामिल हो सकता है.
डिजास्टर रिकवरी प्लान आपदा के बाद की जाने वाली कार्रवाई का एक लिखित और स्वीकृत कोर्स है जो यह बताता है कि कैसे एक संगठन महत्वपूर्ण व्यावसायिक कार्यों को पुनर्स्थापित करेगा और क्षतिग्रस्त या खतरे वाले रिकॉर्ड को पुनः प्राप्त करेगा.
एक सक्रिय रिकॉर्ड एक रिकॉर्ड है जो वर्तमान संचालन करने के लिए आवश्यक है, लगातार उपयोग के अधीन, और आमतौर पर उपयोगकर्ता के पास स्थित होता है. अतीत में, 'अभिलेख प्रबंधन' का उपयोग कभी-कभी केवल उन अभिलेखों के प्रबंधन के लिए किया जाता था जो अब रोजमर्रा के उपयोग में नहीं थे, लेकिन फिर भी उन्हें रखने की आवश्यकता थी - "अर्ध-वर्तमान" या "निष्क्रिय" रिकॉर्ड, अक्सर बेसमेंट या ऑफसाइट में संग्रहीत होते हैं . अधिक आधुनिक उपयोग रिकॉर्ड के पूरे "जीवनचक्र" को संदर्भित करता है - सृजन के बिंदु से लेकर उनके अंतिम निपटान तक.
अभिलेखों का प्रारूप और मीडिया आम तौर पर इस दृष्टिकोण से अभिलेख प्रबंधन के प्रयोजनों के लिए अप्रासंगिक है कि अभिलेखों की पहचान की जानी चाहिए और उनका प्रबंधन किया जाना चाहिए, चाहे उनका रूप कुछ भी हो. आईएसओ भौतिक और इलेक्ट्रॉनिक दोनों रिकॉर्ड के प्रबंधन पर विचार करता है. इसके अलावा, संयुक्त राज्य अमेरिका के रक्षा विभाग मानक डीओडी 5015.02-एसटीडी (2007) का खंड डीएल1.105 रिकॉर्ड्स प्रबंधन को "सूचना के जीवन चक्र से जुड़ी योजना, नियंत्रण, निर्देशन, आयोजन, प्रशिक्षण, प्रचार और अन्य प्रबंधकीय गतिविधियों के रूप में परिभाषित करता है, निर्माण, रखरखाव (उपयोग, भंडारण, पुनर्प्राप्ति), और निपटान सहित, मीडिया की परवाह किए बिना".