SOP Full Form in Hindi, What is SOP in Hindi, SOP Full Form, SOP Kya Hai, SOP का Full Form क्या हैं, SOP का फुल फॉर्म क्या है, Full Form of SOP in Hindi, What is SOP, SOP किसे कहते है, SOP का फुल फॉर्म इन हिंदी, SOP का पूरा नाम और हिंदी में क्या अर्थ होता है, SOP की शुरुआत कैसे हुई, दोस्तों क्या आपको पता है, SOP की फुल फॉर्म क्या है, अगर आपका उत्तर नहीं है, तो आपको उदास होने की कोई जरुरत नहीं है, क्योंकि आज हम इस पोस्ट में आपको SOP की पूरी जानकारी हिंदी भाषा में देने जा रहे है. तो फ्रेंड्स SOP फुल फॉर्म इन हिंदी में और इसका पूरा इतिहास जानने के लिए आप इस पोस्ट को लास्ट तक पढ़े।
SOP की फुल फॉर्म “Standard Operating Procedure” होती है, SOP की फुल फॉर्म का हिंदी में अर्थ “मानक संचालन प्रक्रिया” है, एक मानक संचालन प्रक्रिया (SOP) निर्देशों का एक समूह है जो एक नियमित गतिविधि का दस्तावेज है और सुरक्षित रूप से नौकरी करने के लिए सुरक्षा, स्वास्थ्य और पर्यावरण संबंधी जानकारी प्रदान करता है. SOP शब्द का इस्तेमाल स्वास्थ्य सेवा, विमानन, शिक्षा, उद्योग और सेना सहित विभिन्न संदर्भों में किया जाता है. चलिए अब आगे बढ़ते है, और आपको इसके बारे में थोडा और विस्तार से जानकारी उपलब्ध करवाते है।
SOP एक ऐसा document होता है जिसमे किसी कार्य को लगातार करने के लिये step by step जानकारी शामिल होती है. SOP वो कदम होते है जो कि अच्छी Manufactuting, plants की सुरक्षा , सम्पत्तियों के लिये financial control, आदि के लिये लिखे जाते है जिनका वर्कर्स को पालन करना होता है. यह वर्कर्स के लिये एक मार्गदर्शक के रूप में कार्य करता है जो कि उन्हें daily task को समझने ने मदद करता है. SOP Full Form और SOP क्या है ये जानने के बाद आइये अब देखते है कि हम SOP क्यो लिखते है।
एसओपी मानक संचालन प्रक्रिया के लिए खड़ा है। यह कंपनियों द्वारा बिक्री, विपणन, लेखा, ग्राहक सेवा आदि जैसे विभिन्न व्यावसायिक कार्यों में निरंतरता सुनिश्चित करने के लिए एक मानक प्रक्रिया है. यह व्यवसाय की प्रकृति के आधार पर कंपनी से कंपनी में भिन्न हो सकती है. उदाहरण के लिए; बैंकों, होटलों और अस्पतालों में थोड़ा अलग एसओपी होने की संभावना है।
Standard Operating Procedure होता है SOP किसी एक निर्धारित कार्य को पूरा करने के लिए Step By Step निर्देशों का दस्तावेज़ है. SOP एक लिखित निर्देश या मैन्युअल है जो एक काम को नियमित विधि में करने की जानकारी देती है. कई Company अपने उत्पादों में स्थिरता और गुणवत्ता कि उन्नति के लिए SOP पर भरोसा रखते हैं. किसी भी कार्य में एक उपयुक्त परिणाम पाने के लिए एक व्यापक आदर्श का modus operandi कि रचना करने कि आवश्यकता होती है. इसी कार्य प्रणाली को ही SOP कहते है।
छोटी कंपनियों में, सीईओ दिन-प्रतिदिन की व्यावसायिक गतिविधियों से संबंधित सभी महत्वपूर्ण निर्णय लेते हैं. लेकिन जैसे-जैसे कंपनी का विस्तार होता है, व्यावसायिक कार्यों में स्थिरता लाने के लिए प्रलेखित एसओपी की आवश्यकता होती है. यह कर्मचारियों के लिए एक संदर्भ मार्गदर्शिका के रूप में काम करता है, जो कर्मचारियों को व्यवसाय प्रथाओं और अन्य नियमित कार्यों के आदेश को समझने में मदद करता है. कुछ कंपनियों में, SOP काफी महत्वपूर्ण हैं और इनका सख्ती से पालन करने की आवश्यकता है. उदाहरण के लिए, क्लिनिकल रिसर्च, इमरजेंसी रिस्पांस, पावर प्लांट्स और फ़ार्मास्यूटिकल्स कुछ ऐसे महत्वपूर्ण क्षेत्र हैं जहाँ त्रुटियों की गुंजाइश नहीं है।
SOP आपके ऑपरेशन के लिए विशिष्ट प्रक्रिया है जो आवश्यक गतिविधियों का वर्णन करती है, उद्योग के नियमों, प्रांतीय कानूनों या यहां तक कि बस के अनुसार कार्यों को पूरा करने के लिए अपना व्यवसाय चलाने के लिए अपने स्वयं के मानक, कोई भी दस्तावेज़ जो "कैसे" में आता है, प्रक्रियाओं की श्रेणी, एक विनिर्माण वातावरण में, सबसे स्पष्ट उदाहरण, एक SOP उत्पादों के रूप में अच्छी तरह से बनाने के लिए इस्तेमाल किया कदम से कदम उत्पादन लाइन प्रक्रियाओं है, ट्रेन स्टाफ, एक एसओपी, वास्तव में, उन सभी व्यवसायों में अपेक्षित प्रथाओं को परिभाषित करता है जहां गुणवत्ता मानक हैं मौजूद, एसओपी आपके छोटे व्यवसाय में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं, एसओपी नीतियां हैं, प्रक्रियाओं और मानकों जो आपको संचालन, विपणन और प्रशासन में चाहिए, सफलता सुनिश्चित करने के लिए आपके व्यवसाय के भीतर अनुशासन, ये बना सकते हैं -
प्रभावकारिता, और इसलिए लाभप्रदता,
उत्पादन और सेवा में स्थिरता और विश्वसनीयता,
सभी क्षेत्रों में कम त्रुटियां
भागीदारों के बीच संघर्ष को हल करने का एक तरीका
एक स्वस्थ और सुरक्षित वातावरण
संभावित देयता और कार्मिक मामलों के क्षेत्र में नियोक्ताओं की सुरक्षा
किसी भी निरीक्षण में रक्षा की पहली पंक्ति, चाहे वह एक नियामक निकाय, एक भागीदार द्वारा हो, या संभावित साथी, एक ग्राहक, या एक संभव के लिए परिश्रम का आयोजन फर्म, खरीद फरोख्त
आपके व्यवसाय में जोड़ा गया मूल्य क्या आपको कभी इसे बेचना चाहिए
मुद्दों को हल करने के लिए एक रोडमैप - और भावनाओं को हटाने से, समस्या निवारण - समस्या को हल करने पर आवश्यक ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देना
SOP एक संगठन द्वारा संकलित step by step निर्देशों का एक समूह है जो worker को जटिल नियमित संचालन करने में मदद करता है. SOPs का उद्देश्य दक्षता गुणवत्ता उत्पादन और प्रदर्शन की एकरूपता को प्राप्त करना है, जबकि उद्योग के नियमों के अनुपालन में गलत संचार और विफलता को कम करना है. एक एसओपी को हमेशा पाठक (उपयोगकर्ता) को ध्यान में रखकर लिखा जाना चाहिए। इसे पाँच Cs का पालन करना चाहिए- Clear, Complete, Concise, Courteous और Correct.
एसओपी उद्योग के नियमों का पालन करने के लिए, गलत संचार और विफलता को कम करते हुए दक्षता, गुणवत्ता, उत्पादन और प्रदर्शन में एकरूपता प्राप्त करने के लिए लिखा जाता है. यह कंपनियों द्वारा बिक्री, विपणन, लेखा, ग्राहक सेवा आदि जैसे विभिन्न व्यावसायिक कार्यों में निरंतरता सुनिश्चित करने के लिए एक मानक प्रक्रिया है।
यह व्यवसाय की प्रकृति के आधार पर company से company में भिन्न हो सकती है. उदाहरण के लिए; बैंकों, होटलों और अस्पतालों में थोड़ा अलग एसओपी होने की संभावना होती है. छोटी कंपनियों में, सीईओ ही दिन-प्रतिदिन की व्यावसायिक गतिविधियों से संबंधित सभी महत्वपूर्ण निर्णय लेते हैं. लेकिन जैसे-जैसे company का विस्तार होता है, व्यावसायिक कार्यों में स्थिरता लाने के लिए एक लिखित एसओपी की आवश्यकता होती है. यह कर्मचारियों के लिए एक संदर्भ guide के रूप में काम करता है, जो कर्मचारियों को व्यावसायिक तरीकों और अन्य नियमित कार्यों के आदेश को समझने में मदद करता है. कुछ कंपनियों में, SOP काफी महत्वपूर्ण हैं और इनका सख़्ती से पालन करने की आवश्यकता होती है. उदाहरण के लिए, क्लिनिकल रिसर्च, इमरजेंसी रिस्पांस, पावर प्लांट और फ़ार्मास्यूटिकल कुछ ऐसे महत्वपूर्ण क्षेत्र हैं जहाँ Errors की गुंजाइश नहीं है. क्योंकि इन कंपनियों के SOPs में किसी गलती की कोई गुंजाइश नहीं होती, यदि इनके निर्धारित SOP में से कुछ Steps छूट जाते हैं तो इससे कोइ बड़ी दुर्घटना हो सकती है।
आपको SOP की आवश्यकता क्यों है?
कुछ व्यवसाय मालिकों के लिए कठिन समय है कि मानक संचालन प्रक्रिया क्यों आवश्यक है, वे पहले से ही अपने कर्मचारियों को प्रशिक्षित करते हैं, इसलिए उन्हें इस प्रक्रिया को रेखांकित करने के लिए एक लिखित दस्तावेज की आवश्यकता क्यों है? यह पूछने की तरह है कि डॉक्टरों के पास सर्जरी करने से पहले उन प्रक्रियाओं की लिखित सूची क्यों होती है जिनका वे पालन करते हैं, या एफडीए के पास प्रक्रियाओं की एक लिखित सूची है कि रेस्तरां भोजन को कैसे संभाल सकते हैं. यहां कुछ कारण दिए गए हैं, कि आपके व्यवसाय को मानक संचालन प्रक्रियाओं की आवश्यकता क्यों है −
वे समय और पैसा बचाते हैं
जब एक ही कार्य कई अलग-अलग तरीकों से पूरा होता है, तो इसे पूरा होने में हमेशा अधिक समय लगेगा. जगह में एक मानक संचालन प्रक्रिया होने से यह प्रक्रिया सुचारू हो जाती है ताकि कर्मचारी कम समय में अधिक काम कर सकें।
वे निरंतरता प्रदान करते हैं
जगह में एक मानक संचालन प्रक्रिया होने से यह सुनिश्चित होता है कि जो काम कर रहा है, उसके बावजूद व्यवसाय प्रक्रियाओं को सही तरीके से पूरा किया जा रहा है।
वे संचार में सुधार करते हैं
मानक संचालन प्रक्रियाएं आपके कर्मचारियों की नौकरी को आसान बनाती हैं, क्योंकि अब उन्हें यह अनुमान लगाने की ज़रूरत नहीं है कि उन्हें अपनी नौकरी कैसे करनी चाहिए, और जब उन्हें पहली बार काम पर रखा गया था, तो उन्हें याद रखने के लिए उन्हें अपने दिमाग को रैक करने की कोशिश करने की ज़रूरत नहीं है।
वे आपको अपने कर्मचारियों को जवाबदेह रखने की अनुमति देते हैं
यदि आप जगह में लिखित मानक नहीं रखते हैं तो आप अपने कर्मचारियों का मूल्यांकन कैसे कर सकते हैं? मानक संचालन प्रक्रियाओं के बिना, कर्मचारी मूल्यांकन व्यक्तिगत राय का विषय बन जाता है, जो शायद ही आपके कर्मचारियों के लिए उचित है।
वे एक सुरक्षित कार्य वातावरण बनाते हैं
जब कर्मचारी समान कार्य पूरी तरह से अलग-अलग तरीके से करते हैं, तो यह न केवल अक्षम है, बल्कि यह वास्तव में आपके व्यवसाय के लिए एक दायित्व है. मानक संचालन प्रक्रियाएं सुनिश्चित करती हैं कि कर्मचारी अपने कार्य को सुरक्षित और सुसंगत तरीके से करें, मानक संचालन प्रक्रियाओं के बारे में सबसे बड़ी गलतफहमी यह है कि वे व्यवसायों को कठोर और अनम्य बनने का कारण बनेंगे, हार्वर्ड बिज़नेस रिव्यू में यह लेख यह समझाने का एक बड़ा काम करता है कि कर्मचारियों के लिए सिस्टम का वास्तव में अनुसरण करने के लिए सिस्टम कैसे होते हैं।
मानक संचालन प्रक्रिया कैसे लिखें
अब आप जानते हैं कि मानक संचालन प्रक्रिया क्या है और आपको इसकी आवश्यकता क्यों है. हालांकि, आप सोच रहे होंगे कि आप वास्तव में अपना खुद का निर्माण कैसे कर सकते हैं, मानक संचालन प्रक्रियाओं के लिए बहुत सी योजना और तैयारी की आवश्यकता होती है, इससे पहले कि आप दस्तावेज़ लिखना शुरू कर सकें, अपने स्वयं के मानक संचालन प्रक्रिया का निर्माण करते समय निम्नलिखित पाँच चरण दिए गए हैं -
अपनी व्यावसायिक प्रक्रियाओं की सूची विकसित करें
आरंभ करने के लिए, प्रबंधकों ने अपने कर्मचारियों से हर दिन अपनी नौकरी में प्रदर्शन करने वाले कर्तव्यों के बारे में बात की है. यह उन्हें प्रक्रियाओं की एक विस्तृत सूची बनाना शुरू करने की अनुमति देगा, जिनके लिए मानक संचालन प्रक्रियाओं की आवश्यकता होती है. वहां से, आप अपने प्रबंधकों के साथ सूची की समीक्षा कर सकते हैं और किसी भी अतिरेक की तलाश कर सकते हैं. यह सूची आपके मानक संचालन प्रक्रिया को बनाने के लिए एक प्रारंभिक बिंदु के रूप में काम करेगी।
प्रक्रिया की योजना बनाएं
इस चरण में, आपको अपनी प्रक्रिया के लिए एक प्रारूप पर निर्णय लेना होगा. क्या आप इसे चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका या वर्कफ़्लो आरेख बनाना चाहते हैं? वहां से आप एक टेम्पलेट बना सकते हैं. आपको यह भी तय करना होगा कि आपकी मानक संचालन प्रक्रिया आपके कर्मचारियों को कैसे दिखाई देगी, क्या आपके पास एक लिखित प्रति पोस्ट की जाएगी या एक प्रति ऑनलाइन उपलब्ध होगी?
कर्मचारियों के साथ बात करें
अब जब आपके पास अपनी प्रक्रियाओं की सूची है और आपने अपना खाका बना लिया है, तो आपको अपने कर्मचारियों से बात करने की आवश्यकता है. यह महत्वपूर्ण है क्योंकि आप इस प्रक्रिया को पूरी तरह से समझ नहीं सकते हैं जब तक कि आप उन लोगों के साथ बात नहीं करते हैं जो वास्तव में इसे दैनिक आधार पर करते हैं। केवल प्रबंधन के साथ बोलना पर्याप्त नहीं है।
प्रक्रिया लिखें और समीक्षा करें
एक बार जब आप अपने कर्मचारियों के साथ बात कर लेते हैं, तो तुरंत अपने नोट्स टेम्पलेट में जोड़ दें. वहां से आप एक बार फिर कर्मचारियों के साथ अपनी मानक संचालन प्रक्रिया की समीक्षा कर सकते हैं और अपने प्रबंधकों से इनपुट प्राप्त कर सकते हैं. आपको यह भी निर्धारित करना चाहिए कि मानक संचालन प्रक्रिया की निगरानी और रखरखाव के लिए कौन जिम्मेदार होगा. ध्यान रखें कि आपके सभी मानक संचालन प्रक्रियाओं को उसी तरह से पढ़ना चाहिए जबकि अभी भी आपके व्यवसाय के प्रत्येक क्षेत्र के कार्यों का स्पष्ट रूप से वर्णन किया गया हो।
प्रक्रिया बनाए रखें
मानक संचालन प्रक्रिया लिखे जाने के बाद आपका काम समाप्त नहीं हुआ है! इसके लिए प्रासंगिक और उपयोगी बने रहने के लिए, आपको प्रति वर्ष कम से कम एक बार इसे बनाए रखना और अपडेट करना होगा. एक लिखित मानक संचालन प्रक्रिया न केवल आपके कर्मचारी को बताती है कि उन्हें अपना काम कैसे करना चाहिए, इससे उन्हें पता चलता है कि क्यों, जब आप कर्मचारियों को समझाते हैं कि कार्यों को एक निश्चित तरीके से क्यों किया जाता है तो उन्हें पूरा करने की अधिक संभावना होगी. पहली बार बनाने के लिए मानक संचालन प्रक्रियाएं समय लेने वाली होती हैं, लेकिन लाभ इसके लायक होता है। वे आपको बहुत समय बचाएंगे और सड़क पर हताशा पैदा करेंगे।
निष्कर्ष
मानक संचालन प्रक्रियाएं विस्तृत हैं, एक नियमित व्यावसायिक गतिविधि कैसे करें, इस बारे में लिखित निर्देश, उन्हें पढ़ना आसान है और वे वर्णित प्रक्रिया के हर विवरण को समझाते हैं. यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है, कि एक अच्छी मानक संचालन प्रक्रिया इस बात पर ध्यान केंद्रित नहीं करती है कि क्या किया जाना चाहिए, बल्कि यह भी होना चाहिए कि यह कैसे किया जाना चाहिए, एक मानक संचालन प्रक्रिया एक प्रभावी उपकरण है जो हर व्यवसाय के पास होना चाहिए।
मानक संचालन प्रक्रियाएं आपको अपनी व्यावसायिक प्रक्रियाओं की बेहतर समझ प्रदान करेंगी और आपको यह तय करने में मदद करेंगी कि आगे कैसे बढ़ना है. वे यह सुनिश्चित करेंगे कि सभी कर्मचारी समान तरीके से व्यावसायिक प्रक्रियाओं का प्रदर्शन कर रहे हैं. जगह में मानक संचालन प्रक्रिया होने से आपको अपने व्यवसाय को और अधिक तेज़ी से स्केल करने का विकल्प मिलेगा. ऐसा इसलिए है क्योंकि मानक संचालन प्रक्रियाएं आपके संगठन में इन प्रक्रियाओं को दोहराने में आसान बनाती हैं।
कई व्यवसाय उन क्षेत्रों में लिखित दस्तावेजों को प्रदर्शित करके मानक संचालन प्रक्रियाओं को लागू करना चुनते हैं, जहां वे सभी कर्मचारियों को स्पष्ट रूप से दिखाई देंगे. हालांकि, कई बार व्यवसायों के लिए बेहतर उपकरण उपलब्ध होते हैं. टैल्फी जैसी वर्कफ़्लो प्रबंधन प्रणाली का उपयोग करना बोझिल दस्तावेज़ के बजाय सूचना का एक इंटरैक्टिव डेटाबेस बनाने का एक शानदार तरीका है. अन्य व्यवसाय के मालिकों ने अपने व्यवसाय में हमारे ऐप का सफलतापूर्वक उपयोग करने के तरीके को पढ़ने के लिए हमारे केस स्टडी पृष्ठ पर जाने के लिए स्वतंत्र महसूस किया।